Tahsilat Ekiplerinin Yaşadığı Zorluklar Otomasyonla Aşılabilir

Günümüzde Tahsilat ekipleri alacak takibinde bazı zorluklar yaşamaktadır. Bu zorlukların üstesinden gelebilmek için hayatımızda bir devrim niteliğinde var olan otomasyon sistemleri kullanılmalıdır. Otomasyon, bir kuruluştaki en karmaşık süreçleri bile kolaylaştırır. Şimdi Otomasyonun tahsilat ekibinin yaşadığı zorluklarla nasıl baş ettiğini ele alalım.

  • Verimsiz ve Yüksek Maliyetli Tahsilat İşlemleri

Pek çok işletme, alacak hesaplarını yönetmek için hala manuel süreçlere güveniyor. Ancak 1 ila 10 çalışandan oluşan ortalama muhasebe ekibi, muhasebe görevlerini manuel olarak tamamlamak için yılda 10,000 saate kadar mesai harcamaktadır. Bu saatler, yaklaşık 500,000 TL tutarında maaş bordrosu harcamalarına karşılık geliyor ve işletme faaliyetleriyle birlikte maliyet katlanarak artıyor.

Otomasyonu benimseyen şirketlerin verimliliği artırma ve ölçek ekonomisinden kaynaklı düşük maliyetli işlemlerden faydalanma olasılıkları çok daha yüksektir. Bunu başarmanın bir yolu çalışan sayısını azaltmaktır. Bir otomasyon sistemi günün 24 saati çalışabilir ve çalışanların yaratıcılık ve insan zekası gerektiren diğer önemli görevleri yerine getirmesini sağlar.

İşgücü sıkıntılarının artmasıyla, tahsilat otomasyonu da büyümeyi engelleyen kalifiye çalışan bulma zorluğunu da azaltır. Otomasyonun dijitalleştirme yönü, hibrit ve uzaktan çalışma fırsatlarını kolaylaştırdığı için çalışanların işe alınmasını da kolaylaştırır.

  • Vadesi Geçen Tahsilatlar

Muhasebe ekiplerinin %93’ünün tahsilat gecikmeleri yaşadığını biliyor muydunuz? Elbette, tahsil edilemeyen borcu silmenin vergi avantajları var, ancak yine de şirketin kârlılığını olumsuz etkiliyor. Daha da kötüsü, alacak yönetim ekipleri, tahsilatları takip etme sürecini oluşturan önemsiz görevlerin üstesinden gelmek için çok zaman harcıyor.

Bir fatura ne kadar uzun süre ödenmezse o alacağın tahsil edilme olasılığı da o kadar azalır. Bu da, ödenmemiş alacakların satışa göre oranının artmasına katkıda bulunuyor. Aşağıdaki ödenmemiş alacaklar istatistiklerini göz önünde bulundurun:

  • Vadesi 90 gün geçtikten sonra; şirketlerin ödemeyi geri alma şansı %69.9’dur.
  • Vadesi 180 gün geçtikten sonra; şirketlerin ödemeyi geri alma şansı %52.1’dir.
  • Vadesi 365 gün geçtikten sonra; şirketlerin ödemeyi geri alma şansı %22.8’dir.

Bu rakamlar, şirketlerin ödemeleri ne kadar erken ele alırsa o kadar iyi olduğunu gösteriyor. Otomasyon, ortalama tahsilat vadesini azaltmak ve gecikmeleri ortadan kaldırmak için zamanında ve doğru iletişimi kolaylaştırır, müşterinin ödeme yapabileceği online portal ve ödeme linklerini sağlar. Ayrıca, tahsilat ekipleri etkili ihtar yönetimi stratejileri uyguladığında müşterileri de ödeme yapmaya yönlendirir.

  • Hatalı Veriler

Microsoft Excel, şirketlerin tahsilat otomasyonu için kullandığı ilk sistemdir. Excel, veri hesaplama işlemini otomatikleştirir, ancak genellikle veri giriş işlemi sırasında oluşan insan hatalarına karşı oldukça duyarlıdır. Hiç de şaşırtıcı olmayan bir şekilde, elektronik tabloların %94’inde hata var.

Dosya büyüdükçe elektronik tabloların yüklenmesi de daha uzun sürer. Microsoft Excel, Google E-Tablolar veya başka bir alternatif kullanırken bu durumla karşılaşılır. Ayrıca, çeşitli sütunlara sahip elektronik tablolar akıllı telefonlar ve tabletler gibi daha küçük ekranlarda da iyi işlenmez. Bu da çalışma esnekliğini önemli ölçüde azaltabilir.

Gelişmiş teknoloji, verileri doğrudan güvenilir kaynaklardan çekerek bu sorunları ortadan kaldırır. Bunlar arasında satış anlaşmaları, faturalar ve banka ekstreleri yer alır. Daha sonra merkezi bir gösterge panelinde bu verileri analiz edilebilir, web ve mobil uygulama aracılığıyla bu verilere her an ulaşılabilir.

  • Kötü Müşteri Deneyimi

Son birkaç yıldır şirketler müşteri deneyimine giderek daha fazla odaklanıyor. İyi deneyimler, satış sürecinin ötesine geçer ve şirketlerin şikayetlerle nasıl başa çıkacağını öğrenmiş olur. Bu ödeme süreçlerini de kapsar. Müşterilerin yaşadığı sorunlar ne kadar az olursa satışı kapatmak o kadar kolay olur ve zamanında ödeme alma olasılığı da o kadar yüksek olur.

Müşteri deneyimi aynı zamanda müşteri sadakatini de önemli ölçüde etkiler.

Müşterilerin kolay ve sorunsuz iletişimden dolayı sadık kaldığı günler geride mi kaldı? Hayır. Artık en ufak bir rahatsızlıkta hızlı bir şekilde rakiplere geçiyorlar.

Şirketler, sorunsuz bilgilendirme ve ödeme süreçleri sağlayarak bu geçişleri önemli ölçüde azaltabilir. Bu birazda alacak yönetiminde otomasyon sayesinde kontrolü müşterilerin eline vererek de sağlanır. Müşteri portalında oturum açıp faturaları ve ödemeleri kolayca ve telefon görüşmesi veya e-posta göndermesine gerek kalmadan yönetebilirler. Mevcut hesap durumlarına ya da faturalarına itiraz edebilir, ödeme yapabilirler.

Otomatik bir hatırlatma bildirim stratejisi, müşterilerin elde tutulmasını sağlayabilir. Standart bildirimler almak, standart bir iş prosedürü olarak algılanmaya başladığında çok daha az çatışmaya neden olur. Hatırlatma bildirimlerinin otomatik hale getirilmesi, tahsilat ekibinin bu mesajları sinirli bir şekilde yazması ve bunun sonucu olarak müşteri ile tatsız münakaşalar olma ihtimalini de ortadan kaldırır.

 SONUÇ

Alacak takip ve tahsilat süreçlerinde yeni teknolojileri benimseyen teknoloji meraklısı finans yöneticileri, bunu yorucu görevleri otomatikleştirmenin bir yolu olarak gördüler. Ayrıca müşteri tabanını ve şirket operasyonlarını büyütmek için fintech teknolojisini strateji olarak kullandılar.

Finansal performansınızı artırmanın ve müşteri deneyimini iyileştirmenin yollarını mı arıyorsunuz? Otomasyon teknolojisi, işiniz için yapbozun eksik parçası olabilir. Yazılımımızın işinizde neler başarmanıza yardımcı olabileceğini görmek için Tahsilist deneme sürümü başlatabilirsiniz. (https://appdev.tahsilist.com/Login/SignUp)