Otomatik Hatırlatıcılar: Bir Mesajdan Fazlası

Otomatik Hatırlatıcılar: Bir Mesajdan Fazlası

Tahsilat otomasyonun görece basitliğine rağmen çok önemli fayda sağlayan parçalarından biri de otomatik hatırlatıcılardır. Tahsilat otomasyonun olmadığı işletmelerde, tahsilatçılar müşteriler ve müşterilerin faturaları hakkında farklı sistemlerden aldıkları bilgileri bir Excel dosyasında manuel olarak toplamaya çalışır ve faturaların vadesinin geçmesinden belirli bir süre sonra en önemli müşterilerden başlayarak müşterilerle telefonla temasa geçmeye çalışır.

Bu oldukça yorucu, verimsiz ve insan hatalarına açık bir yöntemdir. Özellikle içinden geçtiğimiz pandemi döneminde uzaktan çalışmanın yaygınlaştığını düşünürsek, tahsilat ekibinizin üzerinden ciddi bir yükü otomatik hatırlatıcılarla alabilirsiniz. 

Peki bunun haricinde otomatik hatırlatıcılar başka hangi noktalarda faydalı olabilir, gelin inceleyelim.

Tahsilat Ekibi Yönetimi

Yönetim danışmanlık firması McKinsey’nin yaptığı bir araştırmaya göre tahsilat ekiplerinin yaptığı görüşmelerin %70’i zaten ödeme yapacak olan müşterilerle yapılmaktadır. Tahsilatçılar genellikle çok fazla sayıda hesaptan sorumlu olduğundan ve iletişim yöntemi olarak da telefonu tercih ettiklerinden fatura değeri ve fatura tarihine odaklanarak arama yaparlar. Bu da tahsilat ekibinin yüksek rakamlı faturalara yoğunlaşıp bazı küçük müşterileri gözden kaçırmasına yol acar. 

Otomatik hatırlatıcılar, özellikle tahsildarların görece az önemsediği müşterilerle iletişimin yönetilmesini sağlar. Böylelikle tahsilat ekibiniz daha stratejik müşterilere ya da fatura itirazı ve mutabakat yönetimi gibi zaman alıcı ve daha önemli meselelere yoğunlaşarak daha etkin ve verimli çalışabilir. 

Alacak Yönetimi

Tahsilist gibi akıllı tahsilat otomasyon sistemleri kullanmayan işletmeler nasıl tahsilatlarını önceliklendirmek zorunda kalıyorsa benzer durum müşteriniz içinde geçerlidir. Müşterinizin size zamanında ödeme yapmamasının sebebi faturaları gözden kaçırmaması ya da önceliklendirmemesi olabilir. Bu da faturanızın ödeme süresini geciktirir. Geciken her tahsilat, hâlihazırda faaliyet kârınızın yarısını tüketen finansman maliyetlerinin [http://www.tahsilist.com/WebBlog/Details/47] daha da katlanması demektir. 

Oysa müşterinize vade tarihinin 10 gün öncesinden başlayarak belirli periyotlarla faturaların kopyasının ve ödeme linkinin olduğu bir SMS/WhatsApp mesajı/E-mail atmanız, müşterinizin faturanızı önceliklendirmesini sağlayacaktır. Proaktif bir yaklaşım izleyerek müşteriyle önceden temasa geçmek muhtemel eksik bilgi-belge sorunlarının da önceden tespit edilip çözülmesini sağlayacaktır. Müşterileriniz profesyonelce ve dostça bir dille yazılmış ve belgelendirilmiş uyarıcılara daha az itiraz ederler. Yapılan çalışmalar müşteriyle temasa geçmek için beklenen her haftanın faturaları tahsil etme ihtimalinizi %3 oranında azalttığını göstermektedir. 

Açık Hesap Yönetimi

Fatura tarihlerinin takip etmenin ötesinde Tahsilist gibi otomasyon sistemleri ile müşterinizin açık hesap limitlerini de kontrol edebilirsiniz. Hesap limitinin sınırına dayanmış bir müşteriye sınırın %80’ine geldiği zaman uyarmak ve ödeme yapmasını istemek, ileride müşterinin son verdiği siparişin ödeme yapmadığı sürece bloke edileceğini söylemekten daha iyidir. Açık hesap yönetimi her ne kadar özünde bir kredi risk yönetimi olsa da aynı zamanda bir müşteri ilişkileri yönetimidir. Bu süreçte otomatik hatırlatıcılar müşterilerinizi kırmadan paranızı tahsil etmenizde ve iş hedeflerinize ulaşmanızda yardımcı olacaktır.

Daha fazlasını öğrenmek ve otomatik hatırlatıcılarla işletmenizi bir adim daha ileriye taşımak için bizimle bugün iletişime geçin. Size finansal süreçler konusunda dijital devrimi sunan, tahsilat konusunda topyekûn, gerçekçi ve kolay çözümler sunan Tahsilist’i tercih edin.