Ödeme Yönetimini Verimli Yapmanın 6 Olmazsa Olmazı

Ödeme Yönetimini Verimli Yapmanın 6 Olmazsa Olmazı

Dijital teknolojilerin ilerlemesi işletmelerin siparişten nakite surecinin her aşamasını çok daha etkin ve verimli bir şekilde yapmasına olanak sağlamıştır. Dijital dönüşümü gerçekleştiren firmalar online portalları sayesinde müşterilerinin faturalarını görmesini ve güvenli ve sorunsuz bir şekilde ödeme yapmalarını sağlamakta. 

Ödeme yönetimi alacak yönetiminin nihai hedefi olduğundan oldukça önemli bir süreçtir. Alacak sigortası firması Atradius’un 2020’da yayınladığı “Ödeme Davranışları Barometresi” raporuna göre, Türkiye’de B2B satışların neredeyse yarısı vadeli olarak gerçekleşmektedir. Kâğıt çeklerin teslimi, güvenliğinin sağlanması, işlenmesi ciddi bir emek ve zaman ayrılması gereken bir süreçtir. Bu durumun nakit akışında yarattığı belirsizliğini önlemek ve müşterilerin artan deneyim beklentilerini karşılamak için güçlü bir ödeme yönetimi politikası işletmeler için olmazsa olmaz haline gelmiştir.

Peki güçlü bir ödeme yönetimi için neler gereklidir?

1. Online Portal ile Farklı Ödeme Yöntemleri Sunmak

Sektörel ve şirketsel dinamikler sebebiyle müşterileriniz bazı ödeme yöntemlerini diğer yöntemlere göre tercih edebilir. Dolayısıyla çok farklı ödeme yöntemini kabul edip işleyebilen bir ödeme partalına sahip olmak hem tahsilat sürecinize olumlu katkıda bulunarak hem de müşteri memnuniyetini artırarak işletmenizi rakiplerinizin bir adım önüne taşıyacaktır. Uluslararası iş dünyası dergisi INC’in 300 bin faturayı inceleyerek yaptığı bir çalışmaya göre online ödeme seçeneği sunmak faturaların ödenme ihtimalini %30 oranında artırmaktadır.

Farklı ödeme yöntemleri sunmak hem işletmeniz hem de müşterileriniz için kazan-kazan durumu yaratacaktır. Müşterilerinizin size 15-21 günde yaptığı ödemeleri kâğıt çek vermek yerine online ödeme portalı üzerinden kredi kartıyla yapmasıyla hem siz tahsil riski ve işleme maliyeti olmadan ödemenizi almış olursunuz hem de müşteriniz tek bir tuşla vade faizinden daha düşük bir işlem maliyeti ile ödeme yapmış olur. Ödemeleri en az işlem maliyetiyle en sorunsuz bir biçimde yönetebildiğiniz bir ödeme portali, düşük marjların yaygın olduğu sektörlerde ve ekonominin durgun olduğu bu zamanlarda işletmenizin hedeflerine ulaşmasında önemli bir katkıda bulunacaktır. 

Müşterileriniz çeşitli sebeplerden ötürü kâğıt çekler kullanmakta ısrar etse bile online ödeme partalınız bu durum karşısında çaresiz kalmamalıdır. Tahsilist’in online ödeme portalı ile çeklerinizi karekodlarını okutarak işleme sokabileceğiniz gibi, Findeks entegrasyonu sayesinde müşterinizin finansal durumu ve çek kullanım ve ödeme geçmişi hakkında pek çok bilgiye de ulaşabilirsiniz. 

Burada dikkat edilmesi gereken bir başka husus da ödeme portalınızın kredi kartı, banka havalesi/EFT gibi bilindik yöntemlerin yanı sıra alternatif ödeme kanallarını da destekleyerek işletmenize esneklik sağlamasıdır. Reel sektörün tecrübeleri göz önüne alınarak tasarlanan Tahsilist, kredi kartı, banka talimatları, EFT/Havale gibi geleneksel dijital ödeme yöntemlerinin yanında Sodexho ve Multinet gibi yemek kartlarını da ödeme aracı olarak kabul etmektedir. 

2. Otomatik Ödeme Talimatları Seçeneği

Müşterilerinizin kişisel hayatlarında elektrik, su faturası gibi ödemeleri için verdikleri otomatik talimatların benzerini işletmenizin kestiği faturalar için yapabilecek bir tahsilat sistemi işlerinizi oldukça kolaylaştıracaktır. Otomatik ödeme seçeneği, her fatura döneminde şirket ve ödeme bilgilerinin teyit edilmesi, ödemelerin gerçekleşmesi ve işlenmesi sürecinde zaman kaybetmekle karşılaştırıldığında hayli verimli ve etkin bir sistemdir.

Ödeme aracı bilgilerini sisteme kaydeden müşteriler, Tahsilist’in ödeme portalında iki şekilde ödeme yapabilirler. Birinci seçenekte faturaların vadesi geldikçe ödemeler otomatikman yapılır. Diğer

seçenekte ise her fatura zamanı geldiğinde müşterinin önceden tanımlanmış iletişim yöntemine (e-mail adresi gibi) bir link gider ve o linke tıklayan müşteri ödemesini yapabilir. Her iki durumda da ödeme zamanının geldiğinin farkında olmadığından ödeme yapmayan müşteri sorunsalı ortadan kalkmış olur.

Otomatik ödeme talimatları devamlı çalıştığınız müşterilere kestiğiniz faturalarda ciddi bir avantaj sağlar. Zira otomatik ödeme talimatı vermiş müşterinizin zamanında fatura ödeme oranı çok daha yüksek olacaktır. Keza ödemelerin takibine imkân vermesi, karşılıksız ödeme riskinin olmaması ve diğer ödeme yöntemlerine oranla işlem ücretinin minimal seviyede olması otomatik ödeme talimatı seçeneğini hem işletmeler hem de müşteriler için oldukça cazip kılmaktadır.

3. Erken Ödemeyi Teşvik Etmek

Borcunu zamanında ya da erkenden ödeyen müşterilere ufak teşvikler sunmak, nakit akışınızı hem daha yüksek seviyeye çıkar hem de daha tahmin edilebilir kılar. 

Burada maddi teşviklerin yanı sıra sureci dijitalleştirmek de ödemeleri hızlandıracaktır. Faturaların elektronik ortamdan yollanması ve müşteri tarafından teslim alınıp alınmadığının takip edilmesi önemlidir. Zira faturalarınızı elektronik postayla yollamış olsanız bile e-mail adresinin doğru girildiğinden ya da spam klasörüne düşmediğinden emin olmanız gerekir. Keza faturaların son ödeme tarihinden önce müşterilerin otomatik hatırlatıcılarla uyarılması ve online ödeme portalına yönlendirilmesi atılabilecek bazı adımlardır. Yapılan çalışmalara göre ödeme süresi geçtikten sonra müşterinizle iletişime geçmekte geciktiğiniz her 1 gün o faturanın ödenme ihtimalini %1 oranında azaltmaktadır.

4. Taksit Planları

Müşterileriniz kendi durumları sebebiyle biriken ödenmemiş faturalarını bir taksit planına bağlayarak yapılandırmak isteyebilir. Pandeminin yaşandığı donemde alacaklarınızı zamanında alma ihtimaliniz eskisine oranla daha az olacaktır. Bu noktada işletmenize zarar vermeden ve müşterilerinizle olan ilişkilerinizi tamir edilemeyecek düzeyde bozmadan faturalarınızı tahsil etmenin yolu net bir taksit planı politikasından geçer. 

Burada her müşteriye uyan bir formül bulmak mümkün değildir. Ancak online müşteri portalı ile her müşterinin ihtiyaç duyduğu şeffaflığı ve kabiliyetleri sunmak mümkündür. Portal sayesinde müşteriler ödenmemiş borçlarını görüntüleyebilir ve taksit planlarını tercih ettikleri yöntemde ödeyebilir. 

Müşterilerinizin faturalarını zamanında ödemek yerine yapılandırmaya gitmesi her ne kadar nahoş bir durum olsa da müşteriden alınan çeklerin büyük komisyonlarla faktöring firmalarına devredilmesinden ya da kötü alacak olarak zarar hanesine yazılmasından iyidir.

5. Ödeme Yönetimi Metriklerinizi Takip Edin

Ödeme yönetimi bir kere kurulduktan sonra bir daha gözden geçirilmeyip ihmal edilecek bir husus değildir. En temel olarak farklı ödeme kanallarının işlem maliyetleri, piyasa faizlerine bağlı olarak sürekli değişmektedir. Dolayısıyla işletmeniz ve müşterileriniz için hangi ödeme yöntemlerinin daha uygun olduğunu periyodik olarak gözden geçirmeniz işletmenizin faydasınadır. Keza müşterilerin erken ödeme yapması için sunduğunuz teşviklerin, müşterileri yeterince motive edip etmediğini de gözlemlemeniz gerekir. Bu yüzden müşterilerinizin ortalama tahsil süresi trendlerini gösterebilen Tahsilist gibi bir otomasyon sistemi bu konuda yardımcı olabilir. 

6. İyi Bir Çözüm Ortağı Bulmak

Çok farklı ödeme seçeneklerini destekleyen, ERP sisteminizle entegre çalışan, ödemelerle faturaları eşleştirebilen, işletmenizin ihtiyaç duyduğu metrikleri ve analizleri bir tıkla hazırlayan ve müşterilerinizin sorun yaşamadan güvenli bir şekilde ödeme yapabileceği bir portal kurmak ve idame ettirmek kolay bir iş değildir. Hem güvenlik konusunda taviz vermeden hızlı bir tahsilat deneyimi sağlayan Tahsilist gibi bir çözüm ortağı, IT ekibinizin üzerinden ciddi bir iş yükünü alacaktır.

Daha fazlasını öğrenmek, işletmenizi daha verimli yapmak ve şirketinizin daha hızlı büyümesi için bizimle bugün iletişime geçin. Size ödeme yönetimi konusunda dijital devrimi sunan, tahsilat konusunda topyekûn, gerçekçi ve kolay çözümler sunan Tahsilist’i tercih edin.