Fatura ihtilafları önce işletmeler için ufak bir mesele gibi görünse de araştırmalarda doğru yapılmayan bir mutabakat yönetiminin işletmeleri içten içe kemirdiğini görünmektedir. Zira;
- Kesintilerin ve uzlaşmazlıkların %15’i geçerli değildir
- Mutabakat yönetiminde harcanan emek, siparişten tahsilata giden süreçte harcanan toplam emeğin %30’unu oluşturmaktadır.
- Fatura itirazlarının ve kesintilerin %5’inde bir çözüme ulaşılmaz ve bunlar zarar olarak defterlere yazılır.
Eğer fatura itirazı ve mutabakat yönetimine dair net bir süreciniz ve otomasyon sistemleriniz yoksa, bu durumun nakit akışınızda ve operasyonel maliyetlerinizde ciddi bir etki yaratacağı aşikârdır.
Fatura ihtilaflarındaki en yaygın sebepler müşterilerin faturanın vadesi ya da ödeme koşulları konusunda hata olduğunu düşünmesidir. Anlaşmazlıkların çözülmemesi ödeme sürecini de geciktirir.
Yaygın Fatura İhtilafı Sebepleri
Müşterilerinizin kestiğiniz faturalara itiraz etme sebepleri genellikle şunlardır.
- Fiyatlandırma: Faturadaki tutar ile iki tarafın anlaştığı tutar arasında fark olabilir
- Ödeme Koşulları: Fiyatlandırmanın yanı sıra, ödeme vadesi veya kısmi ödeme planı gibi konular ihtilaf sebebi olabilir.
- Çifte Faturalandırma: Bir hata sonucu aynı sipariş için iki defa fatura kesilmiştir.
- İadeler veya Sipariş Değişimleri: Güncel fatura siparişlerdeki değişiklikleri ya da iadeleri yansıtmıyor olabilir.
- Eksik veya Hatalı Ürünler: Müşteriler teslim almadıkları ya da sipariş etmedikleri ürünler için faturalandırılmış olabilir.
- İdari Sebepler: Eksik ya da hatalı belgeler sonucu fatura ihtilafı doğabilir
Bir fatura veya sipariş ihtilafta olduğu zaman, bu durum ödemeyi de risk altına sokar ve işletmenin nakit akışını tahmin etme kabiliyetine zarar verir. İhtilaflar hızlıca çözümlenmediği zaman, işletmelere para, zaman ve kaynağa mal olur. Zira hızlıca çözülmeyen ihtilaflar için tahsilat ve hukuk departmanları müşterilerle vakit alabilecek pazarlıklara oturmak zorunda kalır.
Fatura İhtilaflarını Nasıl Çözmeli
Mutabakat yönetiminde atılan bazı standart adımlar vardır.
- Fatura Kayıtları: Alacak ekibi müşteriden ihtilaf notunu alır ve takip sistemine girer.
- Önceliklendirme: İhtilaf, ihtilaf sebebine göre önceliklendirilir.
- Araştırma: Hesap ve paydaş bilgileri (irsaliye, siparişe dair fatura, konşimento gibi) toplanarak ihtilafın sebebi ve ihtilafı çözecek muhatapları belirlenir. Varsa eksik belgelerin tespiti ve tamamlanması da bu aşamada yapılır.
- Tavsiye: Eldeki belgeler gözden geçirildikten sonra, alacak ekibi itirazın geçerliliğini inceler ve duruma göre para iadesi ya da hesaptan düşülme gibi bir karar alınması tavsiyesinde bulunur
- Onaylama: Eğer ihtilafın çözümlenmesi için şirket içinde bir onay mekanizması işletilecekse, tahsilat analisti bu sürecin ilerlemesini sağlar.
- Müşteri Takibi: Tahsilat ekibi müşteri ile iletişime geçerek tavsiye edilen kararın müşteri tarafından da onaylanmasını sağlar.
- İhtilaf Sonlandırma Süreci: Alacak sisteminde kayıtlı olan ihtilafa dair veriler güncellenir, itiraza dair ödemeler ya da iadeler sisteme girilir. Bu bilgilerin ERP ve faturalandırma sistemleriyle eşgüdümlü halde olması önemlidir.
Fatura İhtilaflarında Ortaya Çıkan Sorunlar
Eğer tahsilat ekibinizin akıllı ve merkezi bir tahsilat platformu yoksa, aşağıdaki sorunlarla karşılaşması kuvvetle muhtemeldir.
- Yüksek Maliyetler: İhtilafa dair gerekli bilgilerin pesinden koşmak ve uzlaşılamayan ihtilafların zarar olarak yazılması işletmeniz için kayda değer bir maliyettir.
- Harcanan Zaman: Tahsilatçılar zamanlarının %30’unu itilafları çözmek için gerekli belgeleri ve verileri toplayıp bir araya getirmekte harcar.
- Ayrık Süreçlerle Çalışma: İhtilafa dair bilgilerin farklı departmanlarda ve farklı sistemlerde olması, ihtiyaç duyulan bilgilerin toplanması sürecini daha karmaşık hale getirir ve ihtiyaç duyulan görünürlük sağlanmaz.
- Yoğun Emek Harcama: Akıllı bir tahsilat otomasyon platformu olmadan, tahsilat ekipleri yaygın ERP yazılımlarının kısıtlı fonksiyonlarına hapsolur. Verileri manuel olarak toparlamak, çok sayıda portala bağlanmak ve eksik belgeleri toparlamak için müşterilerin pesinden koşmak durumunda kalır.
Tahsilat Otomasyon Sistemlerinin Mutabakat Yönetiminde Faydaları
Tahsilist gibi akıllı tahsilat otomasyon sistemleri mutabakat yönetiminde ihtilafların önceliklendirilmesi, sınıflandırılması ve otomatik çözümü noktalarında yardımcı olurlar.
İhtilafların Önceliklendirilmesi
Onlarca ya da belki yüzlerce fatura ihtilafıyla çalıştığınız zaman, hangi fatura itirazlarına öncelik vermeniz gerektiğini tespit etmek zordur. En nihayetinde bütün ihtilaflar bir çözüm ister ancak ihtilafların önceliklendirilmesi ekibinizin daha verimli çalışmasını sağlar. Eğer ihtilaflar önceliklendirilir ise, ekibiniz işletmeniz için en önemli itirazlara hızlıca yanıt verebilir.
Peki fatura ihtilaflarını neye göre önceliklendirebiliriz?
- Faturaya itiraz edilmesinin sebebi
- İhtilafın acillik durumu
- Müşterinin işletme için önemi
- Müşterinin kredi skoru
Tüm bu faktörleri göz önüne alan tahsilat ekibi en riskli ve en yüksek değerli ihtilaflara öncelik vererek daha akıllı kararlar alabilir.
Fatura İhtilafları Sınıflandırılması
Eldeki verilerle itirazların otomatik olarak sınıflandırılması riskte olan gelirin değerlendirilmesinde ve ihtilafın çözülmesi için ayırılacak kaynak ve zamanın belirlenmesinde yardımcı olabilir. En yaygın fatura ihtilafı sebepleri şunlardır.
- Faturanın müşterinin eline geçmemesi
- Faturanın müşterinin kayıtlarıyla uyuşmaması
- Sipariş numarasının olmaması
- İrsaliye, konşimento gibi destekleyici belgelerin olmaması
- Vergi bilgilerinin yer almaması
- Ürüne dair problemler (kalite, nakliye vs.)
Bu bilgilere haiz olmak ve kullanıcı ara yüzünden filtreleyebilmek alacak yönetimi ekibinizin ihtilafları çözebilmek için gerekli prosedürlere doğru şekilde ve doğru zamanda başlamalarını sağlar. Böylelikle faturaların kopyalarının gönderilmesi ya da eksik sipariş numaralarının tamamlanması gibi basit islerle harcanacak zaman daha detaylı araştırma kayıtların birleştirilmesi ya da müşteri memnuniyetsizliğine yol açan hususlara yoğunlaşması gibi emek isteyen süreçlere ayrılır. Böylelikle ekibiniz zamanı en verimli ve olumlu bir şekilde yönetmiş olur.
Fatura İhtilaflarının Otomatik Çözümlenmesi
İhtilaflar önceliklendirilip sınıflandırıldıktan sonra basit fatura itirazları otomasyon sistemi tarafından otomatikman çözümlenebilir. Mesela müşterinin faturaya itiraz etme sebebi gönderilmeyen bir fatura ise bu fatura sistem tarafından gönderilebilinir. Keza itilafın sebebi eksik bir belgeyse, bu belgede müşteriye gönderilebilinir.
Akıllı tahsilat sistemleri sayesinde müşteriler itirazlarına verilen hızlı ve doğru yanıtlar, müşteriler tarafından da takdir edilecek ve bu durum hem müşterinize hem de işletmenize değer katacaktır. Zira hem müşterileriniz kendilerine kulak verdiğinizi düşünecek hem de alacak ekibiniz önemsiz ihtilafları sene sonuna itelemek zorunda kalmayacaktır.
Sonuç olarak
Fatura İhtilafları müşteri ilişkilerini bozmadan çözmek maharet isteyen bir iştir. Müşteri memnuniyetini riske atmadan ihtilafları yönetmenin en iyi yolu da açık ve net bir ihtilaf politikası ve akıllı teknolojileri bir araya getirerek ihtilafları hızlı ve bilgili bir şekilde çözmektir. Akıllı bir tahsilat platformu sayesinde ekibiniz, müşteri verileri, faturalar, ödemeler ve diğer belgelere tek bir yerden kolaylıkla ulaşabilir ve ihtilafları karşılıklı memnuniyet çerçevesinde hızla çözebilir.
Teknolojiyi kullanarak müşteriyle temas noktasında düzgün çalışan bir süreç kurmanın işletmenize pek çok faydası olacağı aşikârdır. Otomasyonun getirdiği kolaylık ve sürat nakit akışınızda, nakit akışı tahmini yapmanızda ve tahsil sürenizi azaltmada işletmenize fayda sağlayacaktır.
Daha fazlasını öğrenmek, işletmenizi daha verimli yapmak ve şirketinizin daha hızlı büyümesi için bizimle bugün iletişime geçin. Size finansal süreçler konusunda dijital devrimi sunan, tahsilat konusunda topyekûn, gerçekçi ve kolay çözümler sunan Tahsilist’i tercih edin.
Tahsilist’i sosyal medya da takip edin.