Tahsilat Süreçlerinde Otomasyon Nasıl Uygulanır?

Zamanın para olduğunu büyük ihtimalle duydunuz. Bu formülün çok iyi çalıştığı alanlardan biri de alacakların tahsil edilmesi konusudur. Müşterilerinizden tahsil etmeniz gereken parayı ne kadar erken alırsanız finansal riskleriniz o kadar düşük olur ve finansal pozisyonunuz o kadar güçlü olur. Peki nakit akışını artırmak ve vadesi geçen alacakları azaltmak için ne yapabilirsiniz?

Tahsilat süreci otomasyonu sizin için doğru bir çözüm mü?

B2B Tahsilat Otomasyonuna Geçiş Aşamaları

Tahsilat süreçlerinizi optimize etmeye çalışırken teknoloji hemen aklınıza gelir. Otomasyon, bir kuruluştaki en karmaşık süreçleri bile kolaylaştırır. Ancak hazırlık çalışmaları, en uygun sisteme karar verilmesi ve kurulum süreçleri zaman ve özen gerektiren konulardır.

  1. İhtiyaçlarınızı Belirleyin

Tahsilat yönetimi otomasyonundan ne bekliyorsunuz? Otomasyonun işletmeniz ve ekibiniz için ulaşmasını sağlayacağı hedefler nelerdir? Süreç boyunca çalışırken bu bilgileri aklınızda tutun. Böylece hedeflerinizi karşılamayan çözümlere sapmanızın önüne geçebilirsiniz.

  • Önemli Paydaşların Dahil Edilmesi

Yöneticiler bir ürün satın alırken genellikle sadece üst seviye yöneticilerin tercihlerini göz önüne alırlar. Ancak, yazılımı her gün kullanan kişiler de aynı derecede önemlidir. Bu kişilerin doğru çözümün seçiminde ve uygulama süreçlerinde aktif rol almaları tahsilat süreçlerinin otomasyonu projesinde göstermeleri muhtemel direnci azaltacaktır.

  • Yazılım Seçenekleri Araştırması

Bazı yazılım şirketleri kendilerini genel olarak konumlandırırlar. Tüm sektörlerde tahsilat işlemlerini otomatikleştirebilen yazılımlar üretirler. Ancak, teknik detaylar genellikle atlanır. Bu nedenle, sizin sektörünüzdeki detay ihtiyaçlara cevap verecek bir çözüm aramayı ihmal etmeyin.

Örneğin, Tahsilist aşağıdaki sektörlerde faaliyet gösteren şirketlerle çalışır:

  • Nakliye ve lojistik
  • Toptan satış ve dağıtım
  • Bilişim ve danışmanlık
  • Üretim
  • Medya ve Reklam
  • İnşaat

Birinci adımda tanımladığınız süreç otomasyonu hedeflerine ulaşmanıza hangi özellikler yardımcı olur? Birçok uygulamanın ihtiyaç duyduğunuz özelliklere ve daha fazlasına sahip olduğunu görebilirsiniz. İhtiyaçlarınızı en iyi karşılayacak yazılımların bir listesini oluşturun. Daha sonra referans firmaları ve müşteri yorumlarını inceleyerek kararınızı verebilirsiniz.

  • Yeterli Eğitim

Çalışanların eğitimi aynı anda mı yoksa kademeli olarak mı almasını istiyorsunuz? Yeni bir sistemin kullanımının öğrenilmesine ne kadar zaman ayırabilirler? Teknoloji konusunda ekibiniz ne kadar bilgili ve hevesli olsa da eğitim sürecin kritik bir parçasıdır. Böylece geçiş aşamasında birçok sorunları daha gerçekleşmeden ortadan kaldırabilirsiniz. Ekibinize uygun bir eğitim programı oluşturmak için yazılım firmanızla birlikte çalışın.

  • Pilot Testi ve Canlıya Geçiş

Uzun süreli bir taahhüt vermeden önce sistemi test edin. Test ekiplerinizden geri bildirim isteyin ve gerekirse canlıya geçiş planınızı ayarlayın. Testten sonra sorunsuz bir geçiş sağlamak için yazılım firmanızla birlikte çalışın. Daha sonra kullanıcı geri bildirimi ve ekip performansına göre düzenlemeler yapmaya devam edin.

Teknoloji Alacak Takip ve Tahsilat Süreçlerini Nasıl İyileştirdi?

Otomasyon ve diğer teknolojiler işletmelerin çalışma şeklini kalıcı olarak değiştirdi. Küçük işletmeler bu değişikliklere ve yeni çözümlere uyum sağlamak konusunda daha esnek ve istekliler. Alacak yönetimi otomasyonunun sağlayacağı avantajlardan bazıları şunlardır:

  • Yöneticiler, çeşitli alanlardaki iş performansını izlemek için kullanabildikleri gerçek zamanlı analizlere erişebilirler.
  • Otomasyon, online ödemeleri artırmasının yanı sıra müşterilerinizin daha rahat etmesini sağlayan fatura itirazı, ürün şikâyeti ve mutabakat gibi konularda online olarak size ulaşmasını sağlayabilir.
  • Müşteri portalı, müşterilerin cari hesap takibi ve ödeme konusunda istedikleri zaman bu bilgilere güncel olarak ulaşmasını ve kontrolü elinde tutmasını kolaylaştırır.
  • Otomasyon, çalışanların zaman alan ve tekrarlayan görevlerin yerine getirilmesinde yardımcı olur.
  • Otomasyon nakit akışını ve verimliliği artırır, silinen alacakları azaltır.
  • Saha ekipleriniz müşterilerin açık hesap bakiyesi, ekstresi ve tahsilat planı gibi verilere mobil uygulamadan anlık olarak ulaşabilirler.

Tahsilat Vadesini ve Nakit Akışını Daha da Geliştirme

Ekibiniz neredeyse tüm alacak hedeflerine ulaşmak için otomasyonu kullanabilir ancak bu, sistemi nasıl kullandığınıza bağlıdır. Sistemi, satın aldığınız tüm avantajlarından faydalanmak için en doğru yöntemleri belirleyip bunları takip etmelisiniz.

Hedeflerinizi Akıllıca Seçin

İzlememeniz gereken temel performans göstergeleri için birçok seçeneğiniz olacak. Alacak bakiyesi ve tahsilat vadesi sadece bir başlangıç. Göz önünde bulundurulması gereken bazı ek metrikler şunlardır:

  • Fatura Vadesi ve Gerçekleşen Vade
  • Tahsilat Süresi
  • Vadesi Geçen Alacaklar
  • Ödenmemiş Müşteri Çekleri ve Toplam Risk
  • Açık Hesap Bekleme Süresi
  • Geç Ödeme Yüzdesi
  • Geç Tahsilat Vade Maliyeti
  • Bakiye Limit Kullanım Oranı

Tahsilat Planları Oluşturma ve Bildirimler

Borçlarını tam olarak ve zamanında ödeyen ve ödemeyen fark etmeksizin tüm müşterilerinizin için tahsilat planları oluşturun. Bunu her müşteri için vade tanımlayarak yapabileceğiniz gibi belirli bir formüle bağlı çalışan hesaplama şeklinde de yapabilirsiniz. Müşteriniz ile yaptığınız anlaşmanın ödeme ile ilgili koşullarını tanımlayıp, cari hareketlere göre otomatik olarak oluşan tahsilat planlarınıza tahsilat otomasyon yazılımları ile ulaşabilirsiniz. Daha sonra bu tahsilat takvimine göre müşterilerinize düzenli ve tutarlı bildirimler gönderebilir, müşterilerinizle iyi bir ilişki sürdürürken tahsilatlarınızı zamanında alabilirsiniz.

Bakiye Limiti Politikaları Oluşturun

Tahsilat performansını artırmanın en iyi yollarından biri, kimin bakiye limiti olacağı ve kontrolü konusunda seçici olmaktır. Riski azaltmak için mümkün olan her şeyi yaptığınızdan emin olmak için açık hesap limiti politikalarınızı gözden geçirin, bununla ilgili takip ve bilgilendirmeleri yapın. Bir kere tanımladığınız limit aşıldığında ya da daha aşım gerçekleşmeden önce ilgili çalışanınıza ya da müşterinize siparişlerinde sorun yaşamaması için ödeme yapması gerektiği bilgisini nazik bir dille otomatik bildirim araçlarıyla ulaştırabilirsiniz. Belirlediğiniz açık hesap limitlerine göre detaylı raporlara ve kurgulanmış bildirimlere tahsilat otomasyon yazılımları ile ulaşabilirsiniz.

Sonuç

Teknoloji, işletmelerin çalışma şeklini değiştirdi ve otomasyon bu değişimi sağlayan en etkili araçlardan biri. Tahsilat süreçlerinizi otomatikleştirerek nakit akışını iyileştirebilir, verimliliği artırabilir ve silinen alacaklarınızı azaltabilirsiniz. Tahsilist’ in bunu ve daha fazlasını başarmanıza nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için demo (https://appdev.tahsilist.com/Login/SignUp) talebinde bulunabilirsiniz.