FİNANS YÖNETİCİLERİNİN ALACAKLARI DAHA HIZLI TAHSİL ETME KILAVUZU
Tahsil edilmemiş alacakların tahsilatı için kullanılan yöntemlerde temel bir amaç vardır: alacakları daha hızlı tahsil etmek. Vadesi geçmiş / geç tahsil edilmiş alacaklar nakit alış dengenizi bozar. Planladığından daha geç tahsilat yapan firmaların finansal darboğaza düşmeden bunu uzun süre devam ettirebilmeleri mümkün değildir.
Bazı şirketlerin kısa süreli nakit akışı sorunlarına katlanabilecek gücü olsa da bu bazı problemler olduğunun işaretçisidir. Alacakların tahsilatını hızlandırmak sağlıklı bir finansal akış sağlamanın en hızlı ve en ucuz yöntemidir. Alacaklarını zamanında ve sorunsuz tahsil etmek isteyen finans yöneticileri ve tahsilat ekipleri aşağıdaki adımlarla başlayabilirler:
Fatura Bildirimlerini Zamanında Yapın
Fatura süreciniz başlamak için iyi bir yerdir. Hizmet ya da sevkiyat sonrası mümkün olduğunca hızlı fatura kesmek, açık ve net vade tarihini belirlemek ve bunu müşterinize bir bildirim ile iletmek iyi bir başlangıçtır. Aynı zamanda, hızlı ve detaylı bir fatura, hizmetleriniz akıllarında tazeyken müşterilerinizden hızlı tahsilat yapmaya olanak tanır. İşinizden memnun olduklarını varsayarsak, bu zamanlamadan yararlanmak hızlı bir ödeme alma olasılığını artırabilir.
Fatura ile ilgili bilgilere ek olarak daha önce ödenmemiş faturaları ve güncel bakiyesini müşterinize bildirmek, ödemelerini planlarken size ne kadar ödeme yapacağını daha kolay hatırlamasını ve size olan borcunu öne almasını sağlayacaktır.
Zamanlamadan bahsetmişken, müşterileriniz hizmetleriniz için tek bir toplu ödeme yapmakta zorlanıyorsa, onlara esnek(taksitli) ödeme planları sunabilirsiniz. Bu tür ödemeler, nakit akışı sorunları olan şirketler için oldukça yararlı olabilir. Fatura teslimatını yönetmek için otomatize edilmiş bir müşteri portalı kullanıyorsanız, faturalandırma zamanlamanızı bu tür stratejilere uyacak şekilde ayarlamak kolaydır.
Satış Ekibini ve Finansı Koordine Edin
Alacaklarınızı daha hızlı tahsil etmenin en etkili yöntemlerinden biri müşteri özelinde alacak takip ve tahsilat parametrelerinin net olarak bilinmesi ve bunlar üzerinden takip yapılmasıdır. Özellikle, müşteri ile temas halinde olan satış ve alacakları takip eden finans arasında devam eden ilişkinin olası karmaşanın önüne geçmek koordine olması gerekir. Alacaklar ile ilgili stratejinizi belirlerken, özellikle aşağıdakilerle ilgili olarak, hem satış hem de finans ekibinizin sürecin bir parçası haline gelmesini sağlayın:
- Müşteri özelinde tahsilat koşulları
- Açık Hesap Limiti politikaları
- Fatura kapama yöntemleri
- Alacak takibi yöntemi ve bildirim koşulları
Tahsil edilmemiş alacaklar finans ve satışın her iki tarafına da ilgilendirdiği için, tahsilat verimliliğini değerlendirirken aynı koşullar ve anlaşılan şartlar üzerinden hareket ettiğinizden emin olmanız gerek. Müşteri, müşteri ile temasta olan satış ve finans ekiplerinin üzerinden mutabık olduğu koşullar göre oluşan tahsilat planlarını sıkı bir şekilde takip etmeli, gerekli koşullar oluştuğunda ya da periyodik olarak müşterilerinizi bilgilendirmelisiniz.
Müşterilerinize İyi Bir Deneyim Sunun
Her şirket, müşterilerine iyi bir deneyim sunmanın öneminin farkındadır. Tahsilat sürecinde de bu böyledir. Müşteriler için işler ne kadar kolay olursa, zamanında ödeme alma olasılığınız o kadar artar. Bu alanın iyileştirilmesi çeşitli şekillerde olabilir. Örneğin, daha üzerinde anlaştığınız şartlara göre oluşan tahsilat planlarına göre ödeme hatırlatmaları ve ekstrelerini onların istemesine gerek kalmadan gönderin. Vadesi geçen ödemelerini güncel ödeme takvimleriyle birlikte göndererek onların da finansal planlarını daha doğru hazırlamalarına yardımcı olun.
Müşterilerinize birden çok ödeme kanalı oluşturarak her müşterinin kullandığı yöntemler belirleyin. Kredi kartı ile ödeme yapabilecek müşterilerinize fiziksel POS cihazı ulaştırmak yerine bunu online olarak yapabilecekleri bir altyapı sunun.
Daha da iyisi, bir müşteri portalı üzerinden müşterilerinize birçok kolaylık sağlayarak tahsilatlarınızı daha hızlı gerçekleştirin. Müşteri portalı ile müşterilerinize ekstrelerini anlık olarak görebilecekleri, detayları kontrol edebilecekleri, ödeme takvimlerini görebilecekleri ve kredi kartı ile ödeme yapabilecekleri, hatta doğrudan satış temsilcisi ya da finans ile yazılı olarak iletişime geçebilecekleri merkezi bir yol sağlar. Bu tür bulut tabanlı tahsilat çözümleri oldukça verimli olması nedeniyle gün geçtikçe yaygınlaşıyor. Bu teknolojiyi tahsilat sürecinde kullanmayan işletmelerin ise tahsil edilmemiş alacaklarında artış görmesi kaçınılmaz olacaktır.
Tahsilat Süreci Otomatik hale getirilmelidir
Alacakları daha hızlı tahsil edilmesini sağlayan çözümler, alacak takip süreçlerine farklı birimleri ve müşteriyi dahil eden otomasyon çözümlerini desteklemelidir. Özellikle finans yöneticileri ve tahsilat ekipleri bu iş birliklerine öncülük etme sorumluluğuna sahiptir.
Bütün günümüzü alacakların nasıl daha hızlı tahsil edileceğini tartışarak ve müşteriler için tek tek raporlar hazırlayıp tek tek arayarak geçirebilsek de, süreç hakkında proaktif olmak isteyen herhangi bir şirketin vakit kaybetmeden Tahsilist ile iletişime geçmesini öneririz. Otomasyon çözümleri, tahsilat sürecinizi iyileştirmenin en hızlı ve en ucuz yoludur. Size bu çözümlerin kendi şirketinizde de nasıl uygulanabileceğini anlatmak isteriz.