4 Adımda Korona Günlerinde Tahsilat Stratejilerini İyileştirmek

4 Adımda Korona Günlerinde Tahsilat Stratejilerini İyileştirmek

Covid-19 virüsüne karşı işletmemizin sağlığını korumak için neler yapılmalı.

2019’da Çin’den çıkan Covid-19 virüsü Dünya’nın hem de ülkemizin gündemini aylardır meşgul etmekte ve bu durum daha aylarca sürecek gibi gözüküyor. Pandeminin sağlık boyutu bir tarafa gerek dünya gerek ülkemizin ekonomisini ciddi bir şekilde etkilediği bir gerçek. 

Pandeminin seyri değişmeye devam edecek ve işlerin nasıl ve ne kadar hızlı değişebileceğini tahmin edemiyoruz. Ancak bu durum, işletmenizin geleceğinin tamamen kontrolünüzden çıktığı anlamına gelmez. Aslında bir açıdan bakarsak, bu zamanlar nakit akışınızı ve operasyonel verimliliğinizi artırmak için doğru zamanlar.

Bireysel olarak Covid-19 virüsünden korunmak için maske-mesafe-temizlik formülünü uyguluyoruz. Peki işletmemizi Covid-19 virüsünden korumak için ne yapmalıyız?

Risk yönetimi süreçlerinizi değerlendirin

Pazar daralırken ve işletmeler yeni normale uyum sağlamaya çalışırken, iş sürekliliği konusunda hem kendimiz hem müşterilerimiz için endişeliyiz. Halihazırda güçlü risk yönetimi operasyonlarınız yoksa, bu, süreçlerinizi değerlendirmek ve bugünü yönetmenize ve yarın başarılı olmanıza yardımcı olacak bazı değişiklikleri uygulamak için zaman bu zamandır.

Peki risk yönetimi süreçleri nelerdir?

Açık Hesap Yönetimi

Güçlü bir Açık Hesap Yönetimi süreciniz yoksa, hemen oluşturun. Pandemi sürecinde eskiden peşin ödeme yapan müşterileriniz vadeli çalışmaya başlayabilir ya da mevcut müşterileriniz açık hesap limitlerini artırma taleplerinde bulunabilir. Bu süre zarfında her ne kadar müşterilerimize ve iş ortaklarımıza empatiyle bakmak ve zor günlerinde destekleyici olmak önemli olsa da yeni bir normale doğru ilerlerken iş sürekliliğini sağlayacak önlemleri almak da önemlidir. Riskinizi azaltmak için, kredi raporları, mali tablolar ve referans kontrolleri dahil olmak üzere müşterileri ön taramak için kullandığınız araçları gözden geçirin. 

Açık Hesap Yönetimi sürecinizi gözden geçirmenizde Tahsilist önemli bir yardımcı olacaktır. Peki 

Tahsilist nasıl yardımcı oluyor?

Tahsilat Yönetimi

Tahsilat yönetimi sağlıklı bir nakit akışı için elzemdir. Tahsilist gibi akıllı araçlar tahsilat verimliliğini artırmak, günümüzün öngörülemeyen pazarında bile geç ödeme riskini en aza indirmenize yardımcı olacaktır.  Alacak hesapları, tahsilat, satış departmanlarınız nerede olurlarsa olsunlar erişebilecekleri, tahsilat akışını merkezileştiren ve birleştiren bir yazılımla rakiplerinizin bir adım önüne geçmenin şimdi tam zamanı. 

Burada işin püf noktası süreci basit tutmak ve hem çalışanlarınızla hem de müşterilerinizle net bir şekilde iletişime geçmek. Orta ve Doğu Avrupa Kredi Derneği kurucusu ve genel müdürü Mark Harrison’a göre Pandemi sürecinde müşterilerine empatiyle yaklaşmak, kendinizi onların yerine koymak size uzun vadeli müşteri sadakati sağlayacaktır. Pandemi sürecinde müşterilerinize daha fazla esneklik sunuyorsanız (vadeleri uzatmak ya da mevcut alacakları takside bağlamak gibi), müşterilerin hızlı yanıt vermesinde ve nakit akışınızı tahminlerinde iletişim çok önemlidir.

Tahsilat yönetiminizin ve iletişiminizin verimliliğini artırmada Tahsilist önemli bir yardımcı olacaktır. Peki Tahsilist nasıl yardımcı oluyor?

Ekiplerinizin daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için otomasyondan faydalanın

Ekibiniz size minnettar olacak. Pek çok şirketin uzaktan çalışma durumu göz önüne alındığında, alacak hesapları ekiplerinin günlük olarak yönettiği tekrar eden önemli süreçlerin çoğunu otomatikleştiren bulut tabanlı bir tahsilat çözümü sizlere maliyet tasarrufu sağladığı gibi ve çalışan memnuniyetini de artıracaktır.

Peki hangi alanlarda otomasyon yapmalı?

Tahsilat Zamanı Belirleme

Hangi müşterinin ne zaman ödeme yapacağının belirlenmesi tahsilat ekiplerinin çok zamanını almakta, gözden kaçan birçok müşterinin olması tahsilat vadelerinin, bu müşteri ile anlaşma yapılan ödeme vadesinden daha geç olmasına neden olmaktadır. Her ne kadar muhasebe programlarında fatura kayıtlarında faturanın vade tarihi tutulsa da, fatura vadesi ile tahsilat zamanı birçok müşteri için, özellikle çek ve yemek kartı gibi vadeli ödeme yapan müşteriler için aynı veriye karşılık gelmemektedir. Düzenli olarak 30 gün vadeli fatura kesilen, örneğin haftada 2 fatura kestiğimiz ama her ay sonu ödeme aldığımız müşteride fatura vadesi ile tahsilat zamanı aynı gün olmayacaktır. Bu durum tahsilat ekiplerinin sürekli müşteri listesini tarayarak tahsilat planı oluşturmasını, tahsilat zamanı ve tutarını hesaplamasını gerektirmektedir. İşin sürekli tekrar eden karmaşık yapısı gözden kaçan müşteriler olmasına neden olmaktadır. 

Tahsilist sayesinde müşterilerinizin kendilerine özel tahsilat düzenini şablonlar şeklinde tanımlayabilir, bu şablona ve cari hareketlere göre otomatik olarak oluşan tahsilat listenizden gerekli takiplerinizi yapabilir, çalışanlarınıza görevleri atayabilir, geciken ödemelerinizi ve finansal maliyetlerinizi azaltabilirsiniz.

Bildirim Gönderimi

Manuel ya da otomasyon üzerinden oluşturduğunuz tahsilat listesini gerçekleştirebilmek için ödemeyi yapacak müşterileriniz ile mutabakat yapmanız gerekmektedir. Tahsilat zamanını, tutarını ve şeklini müşterinizle görüşmeniz, bunun için birçok email ve telefon görüşmesi gerçekleştirmeniz gerekmektedir.

Tahsilist sayesinde tanımladığınız şablonlar çerçevesinde periyodik olarak, fatura oluşturulma ve/veya tahsilat zamanına göre müşterinize sms, Whatsapp ya da email üzerinden otomatik bildirimler yollayabilirsiniz. Müşterileriniz aldıkları bu bildirimlerle size ne zaman, ne kadar ne şekilde ödeme yapmaları gerektiği konusunda güncel bilgi alarak ödemelerini önceden hazırlamalarını sağlamış olursunuz. Online portal sayesinde müşterileriniz her an size ne kadar borçları olduğunu, ne zaman ödeme yapmaları gerektiğini, yaptıkları ödemelerin kapama vadelerini görebilirler. Tahsilat tarihinde yapamayacakları ödemeler için portala girip ödeme sözü verebilir, siz de takiplerinizi bu yeni tarihe göre yapabilirsiniz. 

Fatura İtiraz Yönetimi

Müşterilerinizin fatura itirazlarının çözümü uzun zaman almakta, ve çözülmeyen mutabakatsızlıklar tahsilatların gecikmesine sebep olmaktadır. İtirazı alan muhasebe elemanı satış temsilcileriyle görüşmekte, düzeltmelerin yapılması konsolide olmayan iletişim araçları yüzünden gecikmektedir.

Tahsilist sayesinde müşterileriniz kendilerine gelen fatura bildirimleri üzerinden ya da online portala giriş yaparak ilgili itirazlarını fatura bazında kayıt oluşturup, yine gelen bildirimlerle sorunun çözümü ve ilerlemesi hakkında bildirim alabilir, satış ve muhasebe elemanlarınız itirazları Tahsilist üzerinden takip edip çözümleyebilir, bu konuda oluşan veriyi raporlayabilirsiniz.

Müşterilerinizi segmente edin

Pandemi döneminde tahsilatı etkin ve verimli bir biçimde yapmak şart. Bunu yaparken faydalı olabilecek bir strateji de müşterileri ödeme geçmişlerine ve alışkanlıklarına bakarak sınıflandırmak. Ama bu sınıflandırmayı yaparken hangi kriterlere bakmalı?

Orta ve Doğu Avrupa Kredi Derneği kurucusu ve genel müdürü Mark Harrison’a göre Pandemi sürecinde müşterilerimizi sınıflandırmada şu kriterlere bakabiliriz.

  • Kredi riski bazlı müşteri sınıflandırması
  • Ödeme davranışları bazlı müşteri sınıflandırması
  • Şirket için stratejik değerine göre
  • Sektörün Covid-19’dan etkilenme seviyesi
  • Uzman bir üçüncü kişi (Muhasebeci, Mali Müşavir) ya da kurum tarafından yapılan değerlendirmeler
  • Pandemi sürecinde devlet desteği alıp almaması
  • Banka hesap durumu
  • Müşterinin diğer satıcılara ödeme yapıp yapmama durumu.

Akıllı Tahsilat Araçlarıyla Ödeme Alma Sürenizi Azaltın

Müşterilerin ödemelerini geciktirmesinin eskiden de pek çok sebebi vardı. Şimdi Pandemi sayesinde bu listeye bir sebep daha eklendi. Bugünün belirsiz ortamında ve yeni normale alışma sürecinde pek çok şirket ödeme süresini kontrol etmek ve salgının kendilerine olan etkisini azaltmakta zorlanıyor. Yeni normale geçtiğimiz bu dönemde büyümeyi düşünen şirketler ise akıllı tahsilat yönetimi araçlarını seçerek hem müşterilerine hem de kendilerine fayda sağlıyor. Peki bunu nasıl yapıyorlar?

Bulut tabanlı araçlar kullanarak

Yeni sosyal mesafe ortamında gerek ekibinizin gerek de müşterilerinizin evlerinde de bilgilere erişebilmesi ve alacak süreçlerini yönetebilmesi gerekiyor. Bulut tabanlı bir çözüm, herkesin verilere erişebilmesini ve fiziksel kısıtlamalara bakılmaksızın işin ilerlemesini sağlar. Tahsilist gibi bulut tabanlı çözümler ile fiziken ofiste olmaya gerek yoktur. Ekibiniz internet bağlantısı olan herhangi bir bilgisayarla bütün ödeme süreçlerini rahatlıkla evlerinden de yürütebilir.

Bu beklenmedik salgın çalışma şeklimizi değiştiriyor. İşlerimizi ve müşterilerimizi öngörülemeyen şekillerde etkiliyor. Bu krize, reaktif ve kısa vadeli taktikler vermek yerine akıllıca ve düşünceli bir stratejiyle yanıt vermek, işinizin ayakta kalmasından öte işinizin başarılı kalmasını sağlayabilir ve “Yeni Normal” de rakiplerinizin birkaç adim ötesinde olabilirsiniz.

Alacaktan nakite giden sürecinin her aşamasında size topyekûn, gerçekçi ve kolay bir yaklaşım sunan bulut tabanlı bir çözümle çalışmıyorsanız, bugün Tahsilist ile temasa geçmenin tam vaktidir.