Bu durumun siz bile farkında değilsiniz

Tahsilat ekibinde olmanın en büyük zorluğu budur. Teknik olarak, işletme siz olmadan işleyemez. Çünkü siz olmadan gelirler, şirketin kasasına gelmez. Nakit, hesaplara geçmez. Tahsil edilmemiş alacaklar sonucu borçlar birikir. Ödemeler ya da yatırımlar gibi faaliyatler için para olmaz.

Ancak bu görevin layık olduğu şan ve prestij çoğu zaman ortada yoktur. Tahsilat yönetimi geride, perde arkasında yönetilen ufak bir iş gibi gözükür. Bu yüzden satış, envanter yönetimi, operasyonel yönetim, pazarlama, müşteri hizmetleri otomasyon edilip her daim güncel tutulurken, parayı ve nakit yönetimini idare etmenin en temel yolları bile ihmal edilir.

Şimdi değişimi baslatabilirsiniz. Akıllı Tahsilat ekipleri için akıllı bir çözüm olan Tahsilist şimdi elinizde. Nihayet, teknoloji layık olduğunuz taninmayi sağladığı gibi işlerinizi çok daha kolay, çok daha hızlı ve çok daha akıllı yapmanızı sağlıyor. 

İlk bakiye limiti belirleme safhasından cari kapamaya kadar tahsilatın her aşamasını anlamak, geliştirmek isletmeniz için hayatı öneme sahiptir. Bu blogun pek çok yerinde üç kavram bolca karşınıza çıkacak. Bunlar data yönetimi, otomasyon ve şeffaflık. Bu üçünü siparişten tahsilat sürecine kadar uyguladığınız zaman, isletmenizin sağlığı başta nakit akışı, şirketinizin büyümesi, müşteri memnuniyeti ve çalışan verimliliği olmak üzere pek çok alanda yükselecek.

SATIŞTAN TAHSİLATA SÜREÇ NASIL İŞLER

Faturalarla, çeklerle, ödemelerle uğraşmaktan asli işinize vakit ayıramamak kader mi?

Pek çok yönetici için her gün saatlerini faturalarla, talep formlariyla, geç ödeme bildirimleriyle, müşteri hizmetleri raporlarıyla uğraşmakla harcıyor. 

• Kim ne zaman ödeme yapacak? 
• Ödeme spesifik olarak hangi siparişin karşılığında olacak?
• Ödemeyi nakit mi, çek mi yoksa banka aracılığıyla mi alacağız?
• Müşterinin falanca liralık ödeme yapması gerekiyordu neden yarısı kadar yapmış?
• Hangi müşteri ödemelerini zamanında yapıyor, hangileri yapmıyor?
• Hangi müşteri ortalama kaç günde ödeme yapıyor?
• Müşteri ile fatura konusunda anlaşmazlık yaşandı, bu sorunu nasıl çözeceğiz?
• Hangi müşterinin ne kadar açık hesap limiti kaldı?

Tahsilat ekibi için tüm bu süreci yönetmek kolay bir iş değil ve dışarıdan bakanların aslında ne kadar karmaşık bir işle uğraştığınız konusunda en ufak bir fikri yok. Rakamların düzgün olması için hiçbir detayı gözden kaçırmamanız lazım. Bu tekrarlayan, emek isteyen ve oldukça sıkıcı süreçte en ufak bir dikkatsizlik şirketiniz açısından istenmeyen ciddi kayıplara yol açabilir. APQC Statistics’in yaptığı bir çalışmaya göre geleneksel elle yapılan tahsilat yönetiminde fatura başına, otomasyon edilmiş tahsilat yönetimine göre 16 kat daha fazla iş gücü harcanmaktadır. 

Ancak bu zor ve sıkıcı günler bugün itibariyle geride kalıyor. Artık tahsilat yönetiminin her aşamasını oldukça kolay bir şekilde yonetmenizi sağlayan Tahsilist var. Tahsilist sayesinde siparişi aldığınız andan paranızın banka hesabına geçtiği ana kadar her süreci kolay bir şekilde yonetebilirsiniz.Tahsilat Yönetimi konusunda topyekün, gerçekçi ve kolay çözümler sağlayan Tahsilist artık parmaklarınızın ucunda. Tahsilist sayesinde tahsilat yonetiminizi otomatiklestirebilirsiniz. Böylece nakit akışınızı hızlandırabilir, daha düşük giderlerle daha çok operasyonel verimlilik elde edebilir, müşterilerinizle olan ilişkilerinizi bir adım daha güçlendirebilir, tahsilat ekibinizin verimliliğini artırabilirsiniz.

Şimdi gelin Açık Hesap Limiti belirlemeden tahsilata giden yolun sekiz aşamasını yani;

1. Açık Hesap Yönetimi
2. Sipariş yönetimi
3. Faturalama
4. Fatura İtirazı Yönetimi
5. Tahsilat Yönetimi
6. Ödemeler
7. İskonto Yönetimi
8. Cari Kapama

 aşamalarında Tahsilist’in nasıl bir devrim yaptığını inceleyelim.

AÇIK HESAP YÖNETİMİ

Kiminle hangi koşullarda hangi vadeyle calisacagimizi nasıl belirlemeli?

Açık Hesap Yönetimi, limit tahsisi, açık hesap koşullarının belirlenmesi ve zamanı geldiğinde şirketin tahsilat politikasına uygun olarak açık hesabın tahsil edilmesi sürecidir. Musterilerinizin kredi notunu belirlemek alacaklarinizin tahsili, nakit akışının yönetilmesi ve tahsilat maliyetlerinin belirlenmesi sürecinin doğrudan etkiler. Her ne kadar bir müşterinin kredi notu, onunla açık hesap ticaret yapmaya değip değmeyeceğini gösteren (çoğu zaman tek) gösterge olsa da, müşteri verisinin doğru analizi hangi müşterinin borcuna sadık, hangisinin sorunlu bir müşteri olduğunu anlamamızı sağlar.

Atradius Kredi Sigortası firmasının yaptığı çalışmaya göre Türkiye’de 2019 senesinde B2B müşterilerine en uzun ortalama ödeme vadesini sunanlar büyük işletmelerdir. Bunun aksine, mikro işletmeler, B2B müşterilerine en kısa ortalama ödeme vadesini sunmaktadır (sırasıyla fatura tarihinden itibaren ortalama 68 gün ve 55 gün).

Açık Hesap Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

Pek çok şirket için Açık Hesap Yönetimi durağan ve reaktif bir süreçtir. Genelde şirketler müşterilerin kredi notunu, ödeme geçmişlerini üçüncü bir şirketten alınan kredi raporları vasıtasıyla öğrenir. Fiyatlama, kredi koşulları ve kredi limitleri nakit döngüsünün erken aşamalarında belirlendiğinden, müşteri istihbaratının getirdiği büyük resmi görmemek sizin büyük kazanç fırsatlarınızı elinizden kaçırmanıza ya da yanlış müşterilere oldukça avantajlı şartlar sağlamanıza neden olabilir.

Oysa ki Açık Hesap Yönetimi sene sonundan sene sonuna yapılan bir süreç değil daima devam eden bir süreçtir. Başarılı şirketlere baktığımızda, müşterilerinin kredi durumunu ve ödeme bilgilerini düzenli olarak kontrol ederler ve kimin şu anda riskli olduğuna ve kiminle ileride sorun yaşayabileceklerini önceden analiz ederler. Bu bilgi sayesinde gelir tahminlerini isabetli bir biçimde yaparak, şirket planlarını buna göre güncellerler.

Açık Hesap Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

1. Veri Yönetimi

Her ne kadar pek çok şirket, müşterileri hakkında pek çok veriye sahip olsalar da bu veriler farklı yazılımda birbiriyle bağlantısız şekilde durmaktadır. Farklı departmanlar farklı yazılımlar kullandığı için ve bu dağınık veriyi birlesitrecek bir araç olmadığı için departmanlar arasında şeffaflık yoktur. Bu durum tahsilat ekibini gerekli bilgilerden mahkum bırakır. Bu durum tahsilat ekibini açık hesap takibi,

gecikmiş ve tahsil edilemeyen alacaklar konusunda önceden önlem alan değil mevcut durumu takip eden durumuna düşürmektedir.

1. Raporlama ve Analiz Sorunları

Veri yönetimindeki dağınıklık raporlama ve analizlerde de sorunlara yol acar. Sadece temel bilgilere erişim olduğu için risk modellemeleri yanlış ya da güncel olmayan verilere dayanarak yapılır. Bu sorunlu analizler, şirketin gelecekteki varlığını ve başarısını doğrudan etkiler.

2. Otomasyon Eksikliği

Uzun yıllardır faaliyet gösteren pek çok şirkette Açık Hesap Yönetimini sağlayan araçlar eskimiştir. Burada eskiyen yazılım ya da donanım değil, yontemlerdir. Pek çok farklı yerde olan veri, manuel olarak guncellenir ve veri büyüdükçe hata ve kaybolan bilgi oranı ussel bir biçimde artar. Keza süreç manuel olarak yürüdüğü için, farklı yerlerdeki verilerdeki farklı hataları düzeltmek samanlıkta iğne aramaya benzer. Bu da şirketinizin zamanını ve değerli kaynaklarının azalmasına yol acar. 

Ayrıca satış ve tahsilat ekipleri arasında isbirligi olmaması ekstra iş gücü ve zaman kaybına ve çalışanlarınız arasında gerginliklere yol acar.

Açık Hesap Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

1. Daha fazla veriye erişim

Kredi derecelendirme kuruluslari, müşterilerin ödeme geçmişleri, borç rasyoları gibi bilgilere erişebileceginden musterileri tarafindan bildirilen verilerin ne kadar gercek oldugunu denetleyebilir.

2. Şeffaflık

Şirketinizin elinde tuttuğu bilgiler finans, muhasebe, tahsilat ve satış ekibinin erişimine açık olmalı. Tüm bu veriler ışığında olusturalacak bir işbirliği, içerdeki ekiplerin iş hedeflerinin ortaklaşmasını sağlayacaktır.

3. Otomasyon

Genellikle zaman alıcı ve manuel olarak yürütülen Açık Hesap Yönetimi, otomasyon sayesinde hem daha doğru hem de daha verimli yapmak mümkün. Kredi ratingi belirlenmesi, iletisimlerin standardizasyonu ve temel risk modellemeleri otomatik hale getirilerek tahsilat ekibinin yükü ciddi bir şekilde azaltilabilinir. Bu tarz bilgilerin otomasyonu sayesinde kolaylıkla müşterinin büyüme hızını, ekstra açık hesap limiti ihtiyacı olup olmadığını ya da ileride ödeme konusunda sıkıntı yaşanıp yaşanmayacağını ongorebilir. Bu şirketinizin ciddi bir tasaruf yapmasını sağlamanın yani sıra, müşteri ilişkisini daha da güçlendirecektir.

4. Metriklere ve Raporlara Yatırım

Müşteriniz hakkındaki tüm bilgilere tek bir çerçeveden ulaşmak ve onlarca veriyi analiz etmek her zaman kolay değildir. Ancak otomasyon sayesinde gerek düzenli gerek de düzensiz veriler analiz edilebilinir ve bu analizler sayesinde önemli raporlar elde edilebilinir. Şirketteki farklı ekiplerin ve departmanlarin bu tablolara ulaşması Açık Hesap Yönetimini, alacak tahsilatını, nakit akışını ve genel olarak şirketinizin çok daha hızlı büyümesini sağlayacaktır. Boylelik ekibiniz reaktif ve günü birlik politikalar yerine, proaktif ve stratejik bir biçimde hareket edebilecektir.

5. Çözüm Ortakları Bulmak

Satıştan tahsilata nakite giden süreci otomasyon ederken, hangi firmanın sizin hali hazırda olan verinizi ve olceklerinizi güçlendireceğini düşünmeniz gerekir. Öncelikle çözüm ortaginizin musterilerinizin ve portföyünüzün hakkında derin bir bilgisi olması gerekir. Bu çözüm ortağı risk

değerlendirme analizlerini yapmaya muktedir, ödemeler için tahminler yapabilen, kendini tekrar eden ve emek isteyen süreçleri otomize ederek müşteri skorunu hesaplayabilen ve sirketinizdeki farklı yazılımlardan gelen bilgileri tek bir yerde toplayabilen bir ortak olmalıdır.

Anahtar Metrikler

• Alacak Gün Sayısı
• Tahsil Edilemeyen Alacak Tutarı

SİPARİŞ YÖNETİMİ

Sipariş yönetimi ürünleri bir noktadan diğerine taşımaktan çok daha fazlası

Sipariş yönetimi, siparişlerin temini, takibi ve tamamlanması işlemidir. Bazı işletmeler için, siparişin tamamlanma süreci oldukça düz bir işlem olsa da, bu süreç bazı firmalar için oldukça karışık ve komplekstir.

Sipariş Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

• Nakit akışını etkiler. Faturalar ne kadar çabuk çıkarılır ve ödenirse, nakit akışı o kadar güçlü olur. 
• Stok yönetimini etkiler zira raflarda, depolarda duran her ürün sizin için bir maliyettir.
• Müşteri memnuniyetini etkiler zira mutlu müşteriler hem siparişlerini tekrarlarlar hem de sizi yeni müşterilere tavsiye ederler. 
• İşletmenizin büyüme hızını etkiler çünkü bu süreç ne kadar iyi yönetilirse isletmenizi büyütmek o kadar kolaylaşır.

Sipariş Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

1. Veri Yönetimi

Hem veriyi toplamak hem de sistemler arasında çapraz-referans yapmak; siparişi faturalandirmak ve teslim etmek açısından verimli yönetilmesi gereken hayatı bir süreçtir. Ancak pek çok firma, bu süreçler için farklı yazılımlar kullanmaktadır. Faturulandirma için bir yazılım, siparişlerin takibi ve envanter yönetimi için ayrı bir yazılım, siparişlerin kargolanmasi için ayrı bir yazılım derken birbiriyle bağlantısız ve bilgi boşlukları yaratan karmaşık bir sistem ortaya çıkmaktadır.

2. Otomasyon Eksikliği

Otomasyon eksikliği sonucu ERP sisteminizde ya da CRM yaziliminizdaki bilgileri yakalamak ve güncellemek, siparişleri gerçekleştirmek ve kargolamak için kullanılan yazılımlar ve muhasebe yaziliminiz derken emek yoğun, insan hatasının sıklıkla görüldüğü ve sizlere para kaybettiren manuel bir süreç yaşanmaktadır.

3. Operasyonel Verimsizlik

“Vakit Nakittir” bir klisenin ötesindedir. Bu manuel süreci yönetmek, hataları kontrol etmek ve düzeltmek ve en temel data yönetimi gereksinimleri için harcanilan iş gücü ve zaman müşteri ilişkilerinizi geliştirmek ve nakit akışını hızlandırmak için kullanılabilirdi. Birbirinden bağımsız çalışan departmanlar ve yazılımlar yüzünden pek çok firma iptidai bir sipariş süreci yönetiyor ve ödemelerini gecikmeli olarak alıyor.

4. Müşteri Memnuniyetsizliği

Müşterilerin bu kadar çok seçeneği olduğu bir dünyada siparişleri geciktirmek ya da yanlış veriler sonucu yanlış siparişler göndermek, müşterilerinizle olan iliskilerinizn bozulmasına yol açabilir, musterilerinizin size bırakıp rakiplerinize gitmesine ve nakit akışının azalmasına sebep olabilir.

5. Raporlama ve Görünürlük Eksikliği

Göremediğiniz şeyi yönetemezsiniz. Eğer veriniz, şirketiniz içinde herkese açık değilse musterilerinizin ne yaptığı konusunda net bir resme asla kavusamazsiniz. Bu eksik görüş, tahminleme, bütçeleme ve acil siparişleri yönetme konusunda size sorunlar yaratacaktır.

Sipariş Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

En temel olarak sipariş yönetimi sürecine dair bütün veri noktalarının tespit edilmesi gerekir. Hangi tur bilgilerin nerede depolandığını bilmek hem şeffaflık hem de sistemler arasında verimlilik sağlayacaktır. Ayrıca self-servis sistemlerin kullanılması, müşterilerin kendi veri guncellemelerini kendilerinin sağlamasına da yardımcı olacaktır.

1. Otomasyon

Tekrarlanan süreçlerin otomatiklestirilmesi önemli bir çözümdür. Veri girişi, sipariş durumu, kargo takip bilgisi gibi bilgiler çoğu zaman elle girilir. Oysa otomatik veri akışı süreçleri datanın yakalanması, işlenmesi ve alakalı personele gönderilmesi konusunda çok daha etkin bir süreci çok daha az maliyetle yapmanızı sağlar. 

2.  Akıllı Raporlama ve Analiz Araçları

Farklı veri kaynaklarından elde edilmiş verileri tek bir ekranda göstermek envanter yönetimini daha iyi yapmanızı sağlayacak ve daha doğru tahminleme sayesinde daha iyi bütçeleme, daha iyi risk yönetimi ve daha iyi müşteri alışkanlıklarını belirleme imkanı tanıyacaktır.

3. Sıkı Operasyon Yönetimi

Yapılan çalışmalara göre iadelerin üçte ikisi müşteriden kaynaklanmaz. Hasarlı ya da hatalı ürünler en önemli iade sebebidir. Sipariş yönetim sürecinizi incelediğinizde bu sürecin pek çok adımdan oluştuğu aşikârdır. Sipariş yönetimindeki bağlantı noktalarını bulmak ve süreçleri mümkün mertebe otomatiklestirmek hataları azaltmaniza ve müşteri memnuniyetini artirmanizi sağlar. İletişim bilgilerinin doğruluğunu kontrol etmek gibi basit işlemler çoğu zaman gözden kacirilsa da müşterilerin iade ve itiraz talepleri çoğu zaman bunun gibi basit şeyler yüzünden gerçekleşir.

4.  Çözüm Ortakları Bulmak

Şirketinizin faydasını en yüksek düzeye çıkarabilmek için, size sipariş yönetiminin pek çok sürecini otomatiklestiren bir ortak lazım. ERP sisteminiz dışında internet tabanlı bir çözüm ihtiyacınız olan esnekliği, entegrasyonu ve bilgi paylaşımını sağlayacaktır. 

Anahtar Metrikler

• Sipariş başı işlem maliyeti
• Sipariş Tutarlılığı Oranı
• Hizmet Seviyesi Metrikleri
• Müşteri Memnuniyeti

FATURA

Doğru ve zamanında fatura kesmenin püf noktaları

Faturalama, işletmenizden müşterilerinize fatura oluşturma ve teslim etme sürecidir. Faturalar doğru zamanda kesilmeli, satın alınan ürün ve hizmetlere dair doğru, tam ve net bilgiler içermeli, ödeme miktarı ve ödeme süresini kesin bir biçimde yansıtmalıdır. Bazı şirketler faturaları fiş veya satın alma siparişi olarak adlandırır. Faturalama tek seferlik veya düzenli olarak yinelenen satın alımlar için olabilir.

Fatura Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

Faturalandırma süreci siparisten nakide giden sürecin mihenk taşıdır, zira ödemeye dair en önemli belgedir. Dolayısıyla, faturalandırma sürecinin doğru yönetilmesi şirketin sağlığını doğrudan ilgilendirir. Faturaların zamanında gönderilmesi, ödemelerin de zamanında gönderilmesini sağlar.

Faturaların doğru kesilmesi ise sadece itirazlardan oluşacak olan zaman kaybını engellemez, aynı zamanda fatura düzeltmenin getireceği para, emek ve zaman kaybını engeller. Bu yüzden faturaların zamanlaması ve doğruluğu müşteri memnuniyeti etkileyen bir faktördür, zira hiçbir müşteri eksik ya da hatalı faturaları düzeltme süreciyle zaman kaybetmek istemez.  Ardent Araştırma Şirketinin yaptığı çalışmaya göre hatalı bir faturayı manuel olarak düzeltmenin maliyeti, tek bir fatura kesme maliyetinin üç katıdır.

Fatura Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

1. Veri Yönetimi

Müşteri verisinin, sipariş bilgilerinin ve ödeme koşullarının şeffaf ve görünür olması faturalandirmanin doğru yapılması için elzemdir. Faturalandırma sürecinin pek çok aşamasının hala elle yapılması, alacak hesapları ekiplerine ciddi oranda zaman kaybettirmektedir.

2. Fatura Teslimatı

En yavaş ve en tekin olmayan yöntem olmasına rağmen, pek çok şirket faturalarını kağıt olarak elden teslim eder. Oysaki bu yöntemler faturalar minimum 2-3 gün ve bazen 1 haftayı aşan sürelerde teslim edilmektedir. Eğer fatura postayla gonderiliyorsa, adres bilgilerinin hatalı girilmesi sonucu fatura geri gelebilir ve bu da tahsilat ekibine ekstra problem yaratır. Keza fatura ve ödeme sürecini elektronik ortama taşıyan müşteriler için hala kağıt fatura almak verimliliği azaltan bir faktördür.

3. Manuel İşlemler

Gelenesek olarak faturalandırma elle yapılan ve bolca emek isteyen bir süreçtir. Alacak hesabı uzmanları fatura bilgilerini muhasebe sistemine tek tek girmeli ve kağıt olarak bir yerde saklamalidir. Yeni tedarikçi bilgileri, tekrara kaçmamak için şirketin isimlendirme protokollerine göre girilmelidir. Gerek yeni gerek de eski tedarikçilerin bilgileri gerek şirket içi dosyalarla gerek de vergi dairesi gibi şirket dışı kaynaklardan kontrol edilmelidir. Tüm bu süreç insan hatasına oldukça açık olduğundan, şirketinize gelmesi gereken para tüm bu süreç içinde tıkalı kalır.

4. Müşteri Memnuniyetsizliği

Müşterilerinizi yanlış faturaları düzelttirmek kadar sinir edecek olan şeylerin sayısı bir elin parmaklarını geçmez. Eğer bir de asla teslim edilmeyen ya da postada kaybolmuş bir fatura yüzünden satın alma süreçleri aksıyorsa bu durum onları daha da sinirlendirir. İşletmelerin itiraz sürecini kendilerinin halledebilecekleri bir portalin ya da sorunları kolayca çözebilecek birilerinin yokluğu müşterilerinizin sizden memnuniyetsizlik duymasına yol acar.

Fatura Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

1. Müşteri Portalı Oluşturmak

Müşterilerin self-servis olarak faturalama işlerine iştirak edebileceği bir portal sayesinde müşteri iletişimi güçlenecek ve nakit akışı hızlanacaktır. Faturalarını kontrol edebilen müşteriler, itirazlarını ya da elektronik ödemelerini daha hızlı yapacak ve alacak yönetimi ekibinin yükünü azaltacaklardir.

2. Şirket İçi Dashboard

Alacak yönetimi ve satış sonrası ekibinin müşteri hesabı bilgilerine kolaylık erişebilecek bir şirket içi dashboard iki ekibin işbirliğini kolaylaştıracaktır. Böylece müşterilerin sorunları daha hızlı cevaplanacak ve itiraz süreci daha kolay yonetilecektir. Itiraz sürecinin kısaltılması, ödeme sürecini izlandiracak ve müşteriler isletmenizin kendilerine verdiği önemi hissedeceklerdir.

3. Otomasyon

En önemli adımlardan birisi elle veri girimini durdurmaktir. Faturalama surecinin otomasyonu, hataları azaltır ve elle girişten doğan maddi ve zaman kaybının azalttigindan isletmenize para kazandırır. Otomasyon içinde anahtar süreçler farklı yerlerde bulunan dataları tek bir elden kontrol etmenizi sağlayacak, faturaları elektronik ortamda hazırlayacak, ödeme hatirlatmalarini yapacak ve ödemeleri elektronik biçimde yapmanıza imkan sağlayan bir yazilimdir.

1. Müşteriyi Dijital Sürecin Parçası Yapmak

Eğer elektronik faturalama, online müşteri portalı ya da faturalama sürecine dair diğer otomasyonlardan bahsedeceksek, müşterinin de sizinle aynı yolda olması gerekir. Müşterileri sureclerdeki değişikliklerden, onlara sunduğunuz yeni seçeneklerden ve gelecekteki planlarinizdan en kısa sürede haberdar edecek bir iletişim planının olması şarttır. Müşteri destek merkezi ve pazarlama ekipleri birlikte çalışırken müşterilerin bu değişikliklere en rahat bir biçimde uyum sağlamasının yolunu bulmalıdır.

2. Her Veriden Faydalanmak

Ödeme gecikmelerine ve hatalarına dair rapor ve analizlerin tahsilat ekibinin her daim elinin altında olması, ekibin faturalandırma sürecinde neye öncelik tanımaları gerektiği hususunda kendilerine yardımcı olacaktır.

Anahtar Metrikler

• Toplam Tahsilat Süresi
• Tahsilat Gecikme Süresi
• Alacaklar Döngüsü Oranı

FATURA İTİRAZI YÖNETİMİ

Müşterilerimiz kestiğimiz faturalara itiraz edince neler yapmalı

Fatura itirazı yönetimi faturalara dair itirazilarin ve karşı iddiaların yönetilme sürecidir. Bu itirazlar genelde müşterilerin ödeme tutarı ya da ödeme koşullarının hatalı olduğunu iddia etmesi sonucu ortaya çıkar. Itiraz, faturalandırma tarihinde ya da ödeme süreci başlamadan evvel ortaya çıkabilir.

Fatura İtirazı Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

Fatura itirazı isletmenizi sağlığı için önemli bir sorundur. Zira bir fatura ya da sipariş emrine itiraz edildiği zaman, bu alacağınızı ve dolayısıyla nakit akisinizi riske atar. Bu itirazlar çabucak çözümlenmediği zaman, musterinizle bir araya gelip sorunu çözecek hukuk, tahsilat yahut satınalma departmanlarinizin emeğine ve genel olarak zaman ve para kaybına sebep olur. Keza, müşteriniz sizin tarafınızdan kaynaklandığını düşündüğü bir hata sonucu zarar göreceğini hissederse, isletmenize karşı olumsuz hisler besler.

Fatura uzlasmazliklari farklı şekillerde ortaya çıkar. Bu bazen sadece daha fazla destekleyici bilgi ve belge sağlayarak çözülebilecek basit bir sorun olabildiği gibi, doğrudan faturaya dair (fiyat, koşullar, miktar, tutar, hasarlı ürünler, iade vb.) daha büyük bir sorun da olabilir. Ya da bazen mesele sadece kesilen faturanın karşı tarafa ulasmamasidir. Fatura uzlasmazliklari satış vadenizi uzattığı için nakit akişinizi ve finans maliyetinizi etkilediği gibi uzlaşma yönetimi çalışanlarınız için ekstra efor, musterileriniz için de memnuniyetsizlik sebebidir.

Fatura İtirazı Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

1. Veri Yönetimi

Müşteri verisi, sipariş bilgisi ve ödeme koşulları pek çok zaman farklı departmanlarin kullandığı farklı yazilimlarda saklanır. Ancak doğru bilgiye zamanında erişim, müşteri itirazlarında hayatı bir öneme sahiptir. Görünürlük ve erişim eksikliği hem şirket içinde hem de musteride memnuniyetsizliklere yol acar.

2. Maliyet Yönetimi

Faturaların, yakın zamanda yapılan ödemelerin, açık hesap tutarlarının ve ödeme gecikme sürelerini tek bir ekranda gösteremeyen bir yaziliminiz yoksa, ödemelerin işlenmesi ve müşteri desteğinin sağlanması emek alıcı bir sürece döner. Farklı verileri birleştiren bir araç olmadan, müşteri hizmetleri hatanın nerede olduğunu bilemediğinden olan hatayı da düzeltemez. Müşteri hizmetleri, tahsilat ve satış ekibi doğru bilgiye ulaşmak için para ve zaman harcar.

1. Müşteri Memnuniyetsizliği

Hiçbir müşteri fatura itirazı için onlarca kez telefon görüşmesi yapmak istemez, daha çok online yazılı iletişim araçlarını tercih eder. Esnek olmayan iletişim kanalları ve bilgiye erişimde yaşanan sorunlar, müşterilerin kötü bir deneyim yaşamasına neden olur. Faturaların kopyası ya da faturadaki bir bilgiyi teyit etmek gibi basit işler bile tahsilat ekibinin ve müşterinin zamanını çalar. Bu durumundan birden fazla etkisi vardır. Öncelikle isletmenizin müşteri kaybetmesine ve piyasada itibarinizin sarsılmasına neden olur. Bu kötü şöhret yeni müşteri bulmada size engel olacağı gibi, nakit akiminizi tahmin etmenizi ve yonetmenizi zorlaştırır.

2. İletişimde Kordinasyonsuzluk

Veriler farklı departmanlarin kullandığı farklı yazilimlarda tutulduğu için işlemin önünde olan satış ekibiyle gerisinde olan tahsilat ekibi arasında iletişim zorlaşır ve detaylar arada kaynar. Akıcı bir iletişim kanalının olmaması ve şeffaflık eksiği hem takımlar arasında hem de işletme ile müşteri arasında gerginlik oluşturur.

Fatura İtirazı Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

1. Merkezi Sistem Kurulumu

Farklı verilere ulaşabilen ve müşterilerin de dahil olduğu merkezi bir portal, itirazları ve çözümleri hizlandiracagindan ciddi bir fayda sağlayacaktır

2. Yeni Nesil İletişim Araçlarından Faydalanmak

Artık pek çok müşteri, işlerini telefondan ziyade e-mail and chat gibi yöntemlerle halletmeyi tercih ediyor. Ancak yine de telefondaki gibi hızlı cevap bekliyor. Müşterilerinizin sorularını yanitlayabilecek ve itiraz sürecinin iletişim ayağını yönetebilecek araçlar çok daha verimli ve kaliteli bir müşteri deneyimini sağlar.

Anahtar Metrikler

• Alacaklar Döngüsü Oranı
• Vadesi Geçmiş Alacaklar

TAHSİLAT YÖNETİMİ

Müşterilerimiz vade günü geldiğinde ödeme yapmadiginda ne yapmalı

Firmaya göre süreç değişmekle beraber, müşteriler faturada belirtilen tarihte ödeme yapmadığı zaman, tahsilat süreci başlar. Bazı firmalarda ise ödemesi yaklaşan müşteriler ile önceden mutabakat yapılarak alınacak ödeme ile ilgili görüşmeler yapılır. Bazı şirketlerde bu süreç özel bir tahsilat ekibi tarafından yapılırken, bazı şirketler alacaklar ya da faturalarla ilgilenen departmanlar ödemesi geciktiren müşterilerle ilgilenirler. Hangi faturaların ödenmediğini anlamak için kullanılan ana yöntem, alacak biriminin ödenmemiş müşteri faturaları listelemesidir. Belirli bir vadede ödeme beklenen müşteriden bu vade tarihinden önce çek veya yemek kartı gibi vadeli ödeme alındığı durumlarda ise durum iyice karmaşıklaşır. Örneğin 90 gün vade ile düzenli olarak fatura kesilen müşteriden her ay sonu ortalama ödeme vadesi 90 güne gelecek şekilde vadeli çek alınması gerekiyor olabilir. Tahsilat süreci ise müşterilerin faturalarını kaç günde ödediğini anlamak için kullanılır.

Tahsilat yönetimi dört aşamadan oluşur

• Tahsilat Stratejisi ve İş Akışı
• Müşteri Takip İletişim Şekli ve Periyodu
• Departmanlar arası ve Müşterilerle İşbirliği
• Raporlama ve Analiz

Tahsilat Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

Atradius Kredi Sigortası firmasının yaptığı çalışmaya göre Türkiye’de 2019 senesinde yapılan B2B satışların %41,5’i gecikmeli olarak ödenmiş ve müşterileri borçlarını ödeme tarihinden ortalama 29 gün sonra ödemiştir. Geçtiğimiz yılda, Türkiye’de tarım-gıda sektöründeki tahsilat riski ciddi biçimde artmış, toplam fatura tutarının yarısından fazlası vade tarihinde tahsil edilememiştir. Geçen yıl, müşterilerin ödeme hızlarının en çok gelişme kaydettiği sektör, hizmet sektörü olmuştur. Aynı dönem boyunca, makine sektöründeki tahsilat riski trendi değişmemiştir. Emlak, inşaat ve enerji sektörlerinde bu yıl iflasların artması beklenmektedir.

Tahsilat yönetiminin düzgün yönetilmemesi, isletmenizin pek çok alanında önemli olumsuz etkiler yaratır. Bu etkiler

 • Ödeme gecikme süresinin artması

 • Tahsil edilemeyen borçların artması

 • Finans maliyetlerinin artması

 • Kötü deneyim sonucu müşterilerin kaybedilmesi

 • Gelirlerde ve nakit akışında azalışlar ve kayıplar

Tahsilat Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

Tahsilat Etkinlik Endeksi (TEE), bir şirketin alacaklarını tahsil etme yuzdesidir. Credit Research Foundation’in yaptığı araştırmaya göre sektöründe başarılı şirketlerin TEE’si ile daha az başarılı şirketlerin TEE’si arasındaki fark %20’den fazladır.

Atradius’un raporuna göre Turkiye’de geçtiğimiz yılda, hem Türkiye’deki mikro işletmeler hem de KOBİ’ler için, B2B faturaların zamanında ödenme oranında kayıtlardaki en yüksek artış gözlemlenmiştir (ortalama +%14). Bu artış sayesinde, hem Türkiye’deki mikro işletmeler hem de KOBİ’ler, vadesi geçmiş faturaları en hızlı şekilde nakde çeviren gruplar olmuştur (fatura tarihinden itibaren ortalama 86 gün). Buna rağmen, Türkiye’deki mikro işletmeler ve KOBİ’ler tarafından düzenlemiş B2B faturaların toplam tutarının ortalama %41’inin vadesi geçmiştir. Bu durumun aksine, büyük şirketlerin vadesi geçmiş faturalarını nakde çevirme süresi ortalama 85 gün olmuştur (geçen yıl ortalama 71 gün iken bu yıl yükselmiştir)

1. Gelir Kaybı

Tahsilat sürecinin kötü yönetilmesi ilk başta gelirlerin azalması olarak sirketinizde olumsuz etki yaratır. InsideARM’in yaptığı çalışmaya göre 90-120 gün arasında geciken alacakların %20’’si ila %60’i oranında bir tutarla tahsil edilebilmektedir.

2. Artan İş Gücü Maliyeti

Tahsilat süreci zaman ve insan kaynağı isteyen bir süreçtir. Ödemeler geciktikçe tahsil edilen tutar azalacağından, harcanan zaman ve insan kaynağının etkisi şirketiniz açısından çok daha büyük olacaktır.

3. Net Olmayan Süreçler

Genelde tahsilatlar belirli bir süreç işlenerek takip edilmez, bu da tahsilat ekibinin iletişimleri takibini ve müşterilere yardım etmesini zorlaştırır. Genellikle satışı yapan, faturayı kesen ekip ve tahsilat yapan ekipler farklıdır. Bu da departmanlar arasında iletişimi zorlaştırır, bilgi kaybolmasına yol acar ve son tahlilde nakit akışını tahmin etmek neredeyse imkansız hale gelir. Ayrıca tahsilat vadesi ile ödeme

vadesinin farklı olması, çek veya yemek kartı gibi vadeli ödeme yapan müşterilerin takibinde. Tahsilatın planlanmasında ve olması gereken vadenin hesaplamasında büyük karmaşıklıklar doğurur. 

Tahsilat Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

Tahsilat Yönetimi, sağlıklı bir nakit akışı için elzemdir. Akıllı araclarla, tahsilat verimliliğine yatırım yapmak, yatırımlarınızı geri dönüş oranında olumlu bir katkıda bulunacaktır.

1. Merkezi Sistem Kurulumu

Tahsilata dair bütün verileri birleştirebilen bir merkezi sistem daha iyi iletişime ve ekipler arasında daha güçlü bir işbirliği oluşmasını sağlayacaktır. Keza verilerin ve iletişimin merkezilestirilmesi, müşteri memnuniyetini de artıracaktır.

2. Esnek ve Net Süreçlerin Oluşturulması

Tahsilat konusunda ekibinize iyi tanımlanmış, net ve aynı zamanda esnekliğe imkan tanıyan bir rehber oluşturmanın pek çok faydası vardır. Müşterilerinize farklı ödeme yöntemleri sunmak ve şirketinizin nazarında onların sadece bir hesap numarası olmadığını hissettirmek, bütün alacak akışı çökmeden riskli durumlara karşı hazırlık yapma imkanı sağlar. Bu hazırlıklar, ödeme ve tahsilat süreçlerini yazılı bir biçimde müşteriye sunmak, kabul edilen ödemelere dair belgelerin tanımlanması veya tam tutarı ödeyemeyen müşterilere taksit imkanı sunulması gibi adımlar olabilir.

3. Otomasyon

Başarılı bir tahsilat yönetimi için tekrar eden süreçlerin minimize edilmesi şarttır. Müşteri takip süreçlerinin, limit aşımı uyarılarının, uyarıların takibi gibi işleri otomasyona sokmak şirket içi ve şirket dışı iletişim araçlarını tek bir elden sağlayacağı için iletişimde gereksiz tekrarlardan isletmenizi kurtaracaktır.

4. Akıllı İletişim Planı Oluşturmak

Alacak takibinde başarıya giden yol erken ve düzenli takip yapmaktan geçer. Müşteriler ödemelerini geciktirmesi unutkanlıktan, itirazdan ya da nakit yokluğundan kaynaklanabilir. Sık iletişim kurmak ise hem müşterilerin finansal durumlarını düzeltmeye yardımcı olur hem de müşteri memnuniyetini artırarak nakit akışında ilerleme saglamaniza katkıda bulunur.

5. Tahminleyici Analizlerden Faydalanmak

Analiz temelli tahsilat yönetimi minimum risk ve efor harcayarak, maksiumum tahsilat yapmanızı sağlar. Gelismiz analizler müşterilerin geçmiş ödeme performanslarına bakarak hangi müşterilere dair tahsilat riski yaşadığınızı ortaya koyar ve calisanlarinizin bu duruma yönelik erkenden tedbir almasını sağlar. Böylece hem siz kendinizi risklere karşı hazırlıklı tutarsınız hem de müşterinizin kredi notu daha az etkilenir.

Anahtar Metrikler

• Alacak Hesapları Raporlar
• Tahsilat Etkinlik Indeksi
• Toplam Tahsilat Süresi

ÖDEMELER

Kağıt çeklerden dijital ödeme sistemlerine geçmek ciddi bir tasarruf sağlıyor

Ödemeleri alacaklar hesabında bulunan işlemlerin gerçekleşmesi, satıştan tahsilata olan sürecin nihai hedefi olarak tanımlamak mümkündür.

Ödeme Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

Günümüzde pek çok B2B ödemesi vadeyle ve çeklerle gerçekleşmektedir. Alacak sigorta firması Atradius’un raporuna göre Turkiye’de B2B satışların %50’den fazlası vadeli olarak yapılmaktadır. Özellikle kağıt çeklerin işlenmesi ayrıca bir maliyet yaratmaktadır ki yanlış yollanan ya da karşılıksız çıkan çekler sebebiyle bu maliyetler katlanmaktadir. Buradaki maliyetler sadece çekin basilmasindan ibaret değildir. Çekin teslimi, tahsili ve çekin karşılığından emin olunması süreci ciddi bir emek ister.

EFT, Havale ya da kredi kartı gibi yöntemler çok daha hızlı olmakla beraber, bu yöntemlerde en nihai aşamada şirketinizin açısından verimli yönetilmesi gereken araçlardır.

Müşterilere ödeme yöntemleri konusunda esneklik sağlamak elbette önemlidir. Ancak bunu yaparken ödeme süresinin gecikmemesi, müşteri memnuniyetinin sağlanması ve nakit akışının düzenli olmasını sağlamak gerekir.

Ödeme Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

Ister sadece çek ve nakit gibi geleneksel yöntemler kullanan bir firma olun, ister çok daha farklı kanalları bir arada kullanın pek çok firma ödeme yönetimi konusunda benzer sıkıntılar yaşarlar. Bu sıkıntıların bazıları şunlardır

1. Harcanan İş Gücü

Özellikle kağıt çeklerin işlenmesi oldukça yüksek ve değişken maliyetleridir ki bu gelirin kayıt alınmasını ve fiiliyata geçmesini geciktirir.

2. Nakit Akışında Belirsizlik

Odemeleriniz bürokratik işlemler arasında kayboluyorsa ya da elektronik sistemlerin yönetilmesinde sıkıntılar varsa, nakit akışının hesaplamasında ve tahminlemesinde sıkıntılar doğacaktır.

3. Müşterilerin Artan Deneyim Beklentileri

Her ne kadar B2B ve B2C farklı ortamlar olsa da pek çok B2B firma ödeme yaparken B2C iş yapıyormuş gibi iş yapmak ister. Kısıtlı ödeme seçeneklerinin sunulması, self-servis seçeneklerin olmaması gibi faktörler onları bunaltacak ve bu seçenekleri sunan rakiplerinize meyledeceklerdir.

Ödeme Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

Bir ödeme stratejisinin olmasının başta ödeme sürecinin hızlandırılması, ödemelerin teslimi ve işlenmesinin yarattığı emek maliyetlerinin azaltılması, müşteri memnuniyetinin artması, gecikmiş ödemelerin azaltılması olmak üzere pek çok artışı vardır. Ödeme stratejisi oluştururken su temel hususlar dikkate alınmalıdır.

1. Birden Fazla Ödeme İmkanı Sunmak

Banka kanalari, kredi kartı, havale, EFT gibi seçenekler sunmak müşteriden paranızı almanızı hızlandıracaktır. 

2. Otomatik Ödeme İmkanı Sunmak

Otomatik ödeme seçeneklerinin sunulması hem sizin hem de müşterinizin maliyetlerini azaltacaktır.

3. Erken Ödemeyi Teşvik Etmek

Borcunu zamanında ya da erkenden ödeyen müşterilere ufak teşvikler sunmak, nakit akişinizi hem daha yüksek seviyeye çıkar hem de daha tahmin edilebilinir kılar. Bu teşvikler aynı zamanda Zamanında Ödeme Oranı gibi isletmenizin sağlığını ölçen rasyolarida olumlu olarak etkiler.

4. Taksit Planları Sunmak

Borcunun zamanında ödemekte zorlanan müşteriler için taksit planı sunmak da bir başka seçenek. Böylece hem müşteriniz ayakta durmaya devam eder, sizin kasaniza da nakit akışı devam eder.

5. Online Portal Kurmak

Müşterilerin ödemelerini gerçekleştirebilecekleri ve takiminizla 7/24 iletişim kurabileceği bir online portal olması işlerinizi kolaylaştıracaktır. Bu portal sayesinde müşteriler, işlerini zamanında yapacağından size karşı duydukları memnuniyet artacaktır.

1. Çözüm Ortakları Bulmak

Ödeme yönetiminde size yardımcı olacak güçlü bir çözüm ortağı bulmanız önemlidir. Bu çözüm ortağı, çok kanallı ödeme seçeneklerini destekleyeceği gibi, bu kanalların güvenlik ve uyum meselelerini halledeceginden IT ekibininizin işini azaltacaktır. Çözüm ortağınızın araçları çoğu zaman raporlama ve görünürlük konusunda da size destek olacağından ödemelerin takibi, geç veya eksik ödemelerin izlenmesi gibi sorunlarda hızlıca davranarak olumlu bir müşteri deneyimi ve doğru bir risk yönetimi sağlayacaktır.

Anahtar Metrikler

• Tahsilat Gecikme Süresi
• Zamanında Ödeme Oranı

İSKONTO YÖNETİMİ

Ortalama bir iskonto talebini çözmenin 90 gün olduğunu düşünürsek, bu süreyi en aza indirmenin yollarını bulmanız elzemdir.

İskonto yönetimi, müşterinin hatalı fiyat istekleri, paketleme hataları, yanlış teslimat, indirimler ya da vergi muafiyetleri gibi sebeplerle eksik ödeme yapması sonucu oluşan sürecin yöneti midir. Tahsilat ekibi, müşteri ile olan itilaflari düzeltmek için bu süreci doğru yönetmelidir.

İskonto Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

İskonto Yönetimi, geliri doğrudan etkilediği için isletmeniz açısından önemli bir yere sahiptir. Müşterilerin eksik ödeme yapması, gelir tahminini zorlaştırır dolayısıyla masraflarinizi karşılama, işinizi büyütme ve yeni yatırım yapma imkaninizi kısıtlar.

İskonto çözmesi zor bir sorundur zira müşteri kendi şirket politikası ve prosedürleri gereği bu iskonto iddialarında bulunur, ancak kabul edip etmemek sizin kararınızdır.

Credit Research Foundation’a göre, tek bir iskontonun araştırılması, teyit edilmesi, itiraz edilmesi ve uzlaşmaya varılması 97 dolara mal olmaktadır. Yani 100 doların altındaki bir iskontoyu düzeltmek, iskontoyu kabul etmekten daha pahalıya mal olmaktadır. Çeşitli araştırmalarda faturaların ortalama olarak %10’unun iskontolardan etkilendiği ortaya çıkmaktadır. Yani şirketinizin 1 milyon lira cirosu varsa, yaklaşık 100 bin liralık iskontonuz olacaktır. Keza yine bu çalışmalarda iskontolarin %85’inin şirketler tarafından kabul edilmekle birlikte, kalan %15’inin kabul edilmediği ortaya çıkmıştır. Bu kabul edilmeyen iskontolar konusunda müşterilerle iletişimde olmak ciddi bir zaman ve emeğe yol açmaktadır. Tahsilat ekibinizin harcadığı zaman bir tarafa, müşterilerde yanlış faturalarla uğraşmak ve kendi ekiplerinin harcadığı zamandan rahatsız olmaktadır. Dolayısıyla, etkisiz bir iskonto yönetimi politikanız varsa bu size müşteri memnuniyetsizliği olarak geri döner.

İskonto Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

Şirketlerin ekseriyetle bu zorluğu yaşamasının çeşitli sebepleri vardır. En yaygın sebep faturalandırma politikasında ya da fiyatlamada elle veri girişinden ya da verilerin sistemler arasında guncellestirilmemesinden kaynaklanan hatalardır. Sistemler arasındaki kopukluk ve net belirlenmiş bir faturalandırma politikasının olmaması hem tahsilat ekibinde hem de müşterilerinde yanlış anlamalara ve yanlış varsayımlara yol acar. Bu belirsizlik ya da elle veri girişi faturaların güncellenmesinde ve iadelerde ekstra gecikmelere ve sıkıntılara yol acar.

Bazı müşterileri iskontolari, sipariş ettikleri ürünlere dair sözleşmelerdeki herhangi bir ihlale yönelik kullanabilirler. Bu durumda, isletmenizin ihlal iddiasını incelemesi, doğrulaması ve kontrol etmesi gerekir. Ancak bu görev çoğu zaman bu konuyla ilgili kaynaklara/bilgilere ya da yetkiye sahip olmayan birimlerin üzerine kalır. Keza bazen de alıcılar iskonto itirazlarının süresi ve paranın tahsilatı için bir süre belirlerler. Mesela bir alıcı meseleyi çözmek için sadece 60 gününüz olduğunu ve eğer 60 gün içerisinde sorun çözülmezse paranızı vermeyeceğini söyleyebilir. Ve sorun 60 gün içerisinde çözülmezse, bu ekstra sorunlara yol acar.

İskonto Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

1. Entegre bir Ekip Kurmak

Etkili bir iskonto ekibinin satış, finans, lojistik, borçlar ve müşteri hizmetleri birimleriyle yakın temasta olması gerekir. Bu ekip iletişimde gereken şeffaflığı sağlayacağından, borç silinmesi, itirazların çözülmesi gibi konularda gereken onayları hızla alabilecek ve şirketin ihtiyaç duyduğu iskontolarin sebebine dair çapraz-fonksiyon analizlerini kolaylıkla uretebilecektir.

2. Büyük Resmi Görmek

Bir başka önemli hususda iskontolara karşı reaksiyonel bir tepki göstermek yerine, onları operasyonel süreçte hatalı giden bir sürece dair alarm sinyalleri olarak görmektir. İşletmelerin iskontolari, iskonto yönetimini değerlendirmek açısından bir fırsat olarak görüp gereken noktalarda değişiklik yapmaları gerekir. Bu şirketinizin maliyetlerini azaltacağı gibi gelir kaybını da engelleyecektir.

3. Akıllı Ödeme Yöntemlerinden Faydalanmak

EFT çeklerde iskonto olarak belirtilen sorunları belirlemek için müşteriden alınan ödemeleri denetlemenizi sağlar.

Anahtar Metrikler

• Tahsilat Etkinlik Indeksi
• Alacak başına İskonto Oranı
• Gelir Tahmini Başarısı

CARİ KAPAMA

Faturalarla ödemeleri eşleştirmek görüldüğü kadar kolay bir iş olmayabilir

Cari Kapama, gelen ödemelerin doğru müşteri hesaplarına ve faturalarıyla eslestirilmesi sürecidir. 

Cari Kapamanın Şirketiniz Açısından Önemi

Cari kapamada hata olursa

• Ödemeler gecikir ve hatalı olarak girilir
• Fatura itirazları, indirimler ya da eksik ödemeleri düzeltmek ve yönetmek için büyük bir emek sarfetmek gerekir.
• Müşterilerin kredi notları ödemelerin yanlış yönetilmesi sonucu azalır ve şirketinize karşı memnuniyetsizlik hisseder
• Müşterinin ödeme vadesi ve finans maliyeti yanlış olarak hesaplanır

Cari Kapamada Yaşanan Yaygın Sorunlar

Cari Kapamalardaki en temel zorluk müşterilerin çok farklı ödeme yöntemleri kullanmasıdır. Bu ödeme yöntemleri çek, EFT gibi doğrudan müşterileri tarafından yaratılıyor olabilir ya da önceden onaylanmış ve müşteri portalları aracılığıyla yapılan şirket tarafından yaratılıyor olabilir. Müşteriler tarafından yaratılan ödeme türlerini de havale/EFTler ya da kağıt çekler olarak ikiye ayırmak mümkündür. Bu iki ödemenin de ortak özelliği şirket personelinin manuel olarak ERP sistemine ödeme detaylarını doğru girmesi ve ödemeyi doğru fatura ile eşleştirmek zorunda bırakmasıdır. 

Ancak bu sürecin çeşitli zorlukları vardır

• Bu emek isteyen bir süreçtir çünkü müşteri farklı tarihlerdeki birden fazla fatura için tek bir ödeme yapabilir. 
• Müşteriler tarafından yaratılan ödemeler önemli verileri barindirmayabilir. 
• Çalışanlarınız durağan havale belgeleriyle uğraşıyorsa, bu verileri tamamlamak ciddi bir efor ve zaman kaybına yol açacaktır
• Kağıt çeklerin gelmesi zaman aldığı gibi, diğer birimlerle paylaşılması zordur.
• Jenerik e-mail adreslerinden gelen ödemelerde maillerin spam klasorune düşmeli ihtimali vardır. Ayrıca bu mailler genelde yeterli bilgileri barındırmaz
• Müşteri hesabına ilgili ödeme girildikten sonra kullanılan ERP sisteminde borç kapama fonksiyonu çalıştırılarak faturaların ödeme vadeleri hesaplanır. Bu işlem toplu olarak yapıldığında uzun süreler almaktadır.
• Cari kapama yapıldıktan sonra, borç ve alacak hareketi eşleştirildiği için sistemde herhangi bir düzeltmeye izin verilmez. Bu kapama ilişkisi ERP üzerinde kaldırıldıktan sonra bu hareketlerde değişiklik yapılabilir.

Cari Kapamayı Verimli Yapmanın Yolları

Pek çok şirket nakit uygulamaları için ERP yazılımlarını kullanmayı tercih etse bu işletmelerin sıhhati için yeterli olmuyor. Özellikle pek çok şirketin B2B alacakları için hala kağıt çekler aldığını düşünürsek cari kapama işlemini otomatik hale getirmek hem müşteri memnuniyetini artıracaktır hem de maliyetleri azaltarak ve hataları en aza indirerek alacaklarinizin ödeme sürecini hızlandıracaktır.

1. Müşteri Portalı Oluşturmak

Faturalandırma, tahsilat, iletişim ve müşteri iliskilerini entegre ederek musterilerinizin ve ekibinizi bir yerde toplayacak bir portal hem musterilerinizin sizinle olan deneyiminin kalitesini yükseltecek ayrıca pazarda rekabetçi kalmanızı sağlayacaktır. Çünkü bu portal sayesinde

 • Hatalar azalacak

 • Müşteri hesaplarından görünürlülük ve şeffaflık üst seviyeye çıkacak

 • Müşterilerle olan iletişimin kalitesi yükselecek

 • Ödemelerinizi zamanında almanız kolaylaşacak

 • Çıplak ödeme yani havale bilgilirinin olmadığı ödemeler sorunu ortadan kalkacaktır.

2. Otomasyon

Bankaların ERP entegrasyonları sayesinde gelen havale bilgileri otomatik olarak ERP kayıtlarına yansıtılabilmektedir. Tahsilist sayesinde ERP yazılımına girilen borç ve alacak kayıtları FIFO (First in First Out) olarak doğru bir biçimde eşleştirir, itiraz ve tahsilat sürecinizi desteklersiniz. Güçlü bir borç kapama sistemi aynı zamanda

 • Gelirinizi gerçekleştirme zamanını hızlandırır

 • Insan hatalarını ve yanlış fatura-ödeme eslestirmelerini engeller

 • Risk yönetimi yapmanızı sağlar

 • Personelinizin daha verimli çalışmasını sağlar

 • Müşteri deneyimini güçlendirir

 • Alacaklarinizin gecikme süresini azaltır.

 Anahtar Metrikler

• Toplam Tahsilat Süresi
• Günlük İşlenen Çek Sayısı
• Nakit Uygulaması başına düşen İşlem Sayısı
• Nakit Uygulaması başına düşen İskonto Sayısı

Hemen bir Tahsilist demo sürümü edinin!

Tahsilist sosyal medya hesaplarını takip edin!