Tahsilist

Tahsilat Otomasyon Yazılımı Alırken Nelere Dikkat Etmeli?

Tahsilat otomasyon yazılımı alırken gözden kaçırılmaması gereken 7 husus

Günümüzde pek çok yerli ve yabancı uzman, sağlıklı bir nakit akışı ve efektif bir operasyonel yönetim isteyen şirketlere tahsilat otomasyon yazılımları kullanmasını tavsiye ediyor. Zira doğru bir tahsilat yazılımıyla, şirketler tahsilat surelerini kısaltabilir, daha doğru tahminler yapabilir ve verilerinden daha fazla fayda elde edebilir. Ancak yazılım alırken nelere dikkat etmeliyiz, bu yazılımların hangi 7 özelliğe sahip olmalı.

1. Tahsilat İş Yükünü Otomatikleştirmeli

Tahsilat yazılımı alırken, pek çok şirketin birinci amacı tahsilat süresini azaltmaktır. Tahsilat manuel emek gerektiren sıkıcı bir süreç olduğundan çok on planda yer alan bir süreç değildir. Keza çoğu zaman şirket üzerindeki etkisi de çok geç görülür. Dolayısıyla, tahsilat yazılımı alacağınız zaman bu yazılımın iş yükünü %100 otomatikleştirdiğinden emin olun. Keza bu yazılımın doğrudan e-mail atma, arama, çeşitli hatırlatıcılar gibi iletişim araçlarına da hazır olması, şirketinizin faydasına olacaktır.

2. Nakit Akış Tahmini Sağlamalı

Nakit girişi, bir işletmenin damarlarında akan kandır. Öyle ki nakit akışının genel mali sağlık durumundaki önemini tanımlamak için “Nakit Kraldır” denmiştir. Bir şirketin hayatta kalması ve büyümesi için faaliyetinden yeterli nakit akışı yaratması gerekir. Makine öğrenimi teknolojisini kullanan bir tahsilat yazılımı, müşterilerin geçmişteki ödeme davranışlarından yola çıkarak geleceğe dair tahminlerde bulunabilir. Bu da işletmenin ihtiyaç duyduğu nakit girişi sürecinde öngörülebilirliği yaratıp işletmenin veri odaklı kararlar almasını sağlar.

3. Gerçek Zamanlı Sezgisel Çıkarımlara İmkân Vermeli

Güncel veriler ve kilit bilgiler, tahsilat süresi raporlanmasından vadesi geçmiş faturalara yönelik alınacak aksiyonlara kadar işletmenizin nakit akışının her aşamasını yönetmek için kritik öneme sahiptir. Daha büyük işletmeler için güncel hesap bilgileri, tahsilat ekibinin yönetiminde çok önemlidir. Bir faturanın durumu, o fatura hakkında yapılan en son işlem hakkında güncel ayrıntılara sahip olmak is akışını daha verimli yapacağı gibi müşteriyle iletişim konusunda da iyileştirme sağlayacaktır.

4. Hızlı ve Kolay Entegrasyonu Olmalı

Her yazılım bağlandığı veriler kadar iyidir. İyi bir tahsilat otomasyon yazılımı, elinizdeki bütün muhasebe ve finans yazılımlarıyla entegre olabilmeli ve özel entegrasyonlar için önceden oluşturulmuş entegrasyonlar veya açık API’lere uyumlu olmalıdır. Ne kadar güçlü ve geniş bir entegrasyon olursa, işletmenizin elindeki veriler de o kadar zenginleşir. Oysa tek başına çalışan ve is akışınıza entegre olmayan bir tahsilat sistemi anlık güncellenemediğinden manuel veri girişine muhtaçtır, bu da hataların olmasına neden olur. 

5. Konsolide İletişim Geçmişi Sunmalı

İyi bir tahsilat otomasyon sistemi, müşterileriniz hakkında tek bir birleştirilmiş iletişim geçmişi sunar. Tahsilat ekibiniz ayrıntılı bir iletişim geçmişine sahipse, müşterinin geçmişteki geç ödemelerini bildiğinden önceden bu riske karşı tedbir alacak ve ödemeleri tahsil etmede daha başarılı olacaktır. Konsolide bir geçmiş aynı zamanda bütün ekibin müşteri hakkında güncel bilgiye sahip olmasını, müşterilerle koordineli ve net bir iletişim kurmasını sağlar.

6. Otomatik Hatırlatıcılar Özelliği Olmalı

Otomatik e-posta/SMS kullanarak yapılan ödeme hatırlatıcılar tahsilat surelerinizi azaltacaktır. Bu ekibinize zaman tasarrufu sağlayacağı gibi size ihtiyacınız olan operasyonel netliği de sağlayacaktır. Müşteriyle olan ticaretinizde çatlakların ve tekrarların azalması, daha sağlıklı bir nakit akışı ve daha az tahsil edilmemiş ödeme anlamına gelir. 

7. Online Ödeme Alabilmeli (Bir sonraki Versiyonda Olacak)

İyi bir tahsilat otomasyon çözümünün ödemeleri anında islemesi gerekir. Müşterilerin, sistemden gönderilen e-mailleri tıklayan kredi kartıyla ödeme yapması veya otomatik ödeme talimatı verebilmesi aranması gereken bir özelliktir. 

Daha fazlasını öğrenmek, işletmenizi daha verimli yapmak ve şirketinizin daha hızlı büyümesi için bizimle bugün iletişime geçin. Finansal teknoloji, son yıllarda büyük ölçüde ilerledi. Daha düşük kalitede bir tahsilat çözümünü seçmeyin. Size finansal süreçler konusunda dijital devrimi sunan, tahsilat konusunda topyekûn, gerçekçi ve kolay çözümler sunan Tahsilist’i tercih edin.

EK BÖLÜM

FATURA İTİRAZI YÖNETİMİ

Müşterilerimiz kestiğimiz faturalara itiraz edince neler yapmalı

Fatura itirazı yönetimi faturalara dair itirazilarin ve karşı iddiaların yönetilme sürecidir. Bu itirazlar genelde müşterilerin ödeme tutarı ya da ödeme koşullarının hatalı olduğunu iddia etmesi sonucu ortaya çıkar. Itiraz, faturalandırma tarihinde ya da ödeme süreci başlamadan evvel ortaya çıkabilir.

Fatura İtirazı Yönetiminin Şirketiniz Açısından Önemi

Fatura itirazı isletmenizi sağlığı için önemli bir sorundur. Zira bir fatura ya da sipariş emrine itiraz edildiği zaman, bu alacağınızı ve dolayısıyla nakit akisinizi riske atar. Bu itirazlar çabucak çözümlenmediği zaman, musterinizle bir araya gelip sorunu çözecek hukuk, tahsilat yahut satınalma departmanlarinizin emeğine ve genel olarak zaman ve para kaybına sebep olur. Keza, müşteriniz sizin tarafınızdan kaynaklandığını düşündüğü bir hata sonucu zarar göreceğini hissederse, isletmenize karşı olumsuz hisler besler.

Fatura uzlasmazliklari farklı şekillerde ortaya çıkar. Bu bazen sadece daha fazla destekleyici bilgi ve belge sağlayarak çözülebilecek basit bir sorun olabildiği gibi, doğrudan faturaya dair (fiyat, koşullar, miktar, tutar, hasarlı ürünler, iade vb.) daha büyük bir sorun da olabilir. Ya da bazen mesele sadece kesilen faturanın karşı tarafa ulasmamasidir. Fatura uzlasmazliklari satış vadenizi uzattığı için nakit akişinizi ve finans maliyetinizi etkilediği gibi uzlaşma yönetimi çalışanlarınız için ekstra efor, musterileriniz için de memnuniyetsizlik sebebidir.

Fatura İtirazı Yönetiminde Yaşanan Yaygın Sorunlar

  1. Veri Yönetimi

Müşteri verisi, sipariş bilgisi ve ödeme koşulları pek çok zaman farklı departmanlarin kullandığı farklı yazilimlarda saklanır. Ancak doğru bilgiye zamanında erişim, müşteri itirazlarında hayatı bir öneme sahiptir. Görünürlük ve erişim eksikliği hem şirket içinde hem de musteride memnuniyetsizliklere yol acar.

  1. Maliyet Yönetimi

Faturaların, yakın zamanda yapılan ödemelerin, açık hesap tutarlarının ve ödeme gecikme sürelerini tek bir ekranda gösteremeyen bir yaziliminiz yoksa, ödemelerin işlenmesi ve müşteri desteğinin sağlanması emek alıcı bir sürece döner. Farklı verileri birleştiren bir araç olmadan, müşteri hizmetleri hatanın nerede olduğunu bilemediğinden olan hatayı da düzeltemez. Müşteri hizmetleri, tahsilat ve satış ekibi doğru bilgiye ulaşmak için para ve zaman harcar.

  1. Müşteri Memnuniyetsizliği

Hiçbir müşteri fatura itirazı için onlarca kez telefon görüşmesi yapmak istemez, daha çok online yazılı iletişim araçlarını tercih eder. Esnek olmayan iletişim kanalları ve bilgiye erişimde yaşanan

sorunlar, müşterilerin kötü bir deneyim yaşamasına neden olur. Faturaların kopyası ya da faturadaki bir bilgiyi teyit etmek gibi basit işler bile tahsilat ekibinin ve müşterinin zamanını çalar. Bu durumundan birden fazla etkisi vardır. Öncelikle isletmenizin müşteri kaybetmesine ve piyasada itibarinizin sarsılmasına neden olur. Bu kötü şöhret yeni müşteri bulmada size engel olacağı gibi, nakit akiminizi tahmin etmenizi ve yonetmenizi zorlaştırır.

  1. İletişimde Kordinasyonsuzluk

Veriler farklı departmanlarin kullandığı farklı yazilimlarda tutulduğu için işlemin önünde olan satış ekibiyle gerisinde olan tahsilat ekibi arasında iletişim zorlaşır ve detaylar arada kaynar. Akıcı bir iletişim kanalının olmaması ve şeffaflık eksiği hem takımlar arasında hem de işletme ile müşteri arasında gerginlik oluşturur.

Fatura İtirazı Yönetimini Verimli Yapmanın Yolları

  1. Merkezi Sistem Kurulumu

Farklı verilere ulaşabilen ve müşterilerin de dahil olduğu merkezi bir portal, itirazları ve çözümleri hizlandiracagindan ciddi bir fayda sağlayacaktır

  1. Yeni Nesil İletişim Araçlarından Faydalanmak

Artık pek çok müşteri, işlerini telefondan ziyade e-mail and chat gibi yöntemlerle halletmeyi tercih ediyor. Ancak yine de telefondaki gibi hızlı cevap bekliyor. Müşterilerinizin sorularını yanitlayabilecek ve itiraz sürecinin iletişim ayağını yönetebilecek araçlar çok daha verimli ve kaliteli bir müşteri deneyimini sağlar.