Pandemi Sürecinde Nakit Akışını İyileştirmek Mümkün mü?

Pandemi Sürecinde Nakit Akışını İyileştirmek Mümkün mü?

Salgın döneminde nakit akışını iyileştirmek ve operasyonel verimliliği artırmak imkânsız değil.

Türkiye’de ilk vakalar görüldüğünde pek çok kişi havaların ısınmasıyla birlikte bu hastalığın 2-3 ayda geçeceğini düşünüyordu. Ancak yazı bitirmemize rağmen, salgın hala devam ediyor. Daha sıkı tedbirlerin geri geleceği söylentilerinin dolaştığı şu günlerde, işletmelerin verimsiz çalışma marjı giderek azalıyor. 

Salgının ne zaman biteceğini bilmediğimizi düşünürsek, işletmemizin “Yeni Normal” koşullarına mümkün mertebe uyum sağlaması önemli. Alacağımız bazı ufak tedbirler, nakit akışı ve operasyonel verimlilik noktasında işletmemizi rakiplerinin birkaç adım ötesine taşıyabilir.

Peki bu adımlar neler?

Verileri Bulut Yazılımlarla Doğru Kullanmak

Artık günümüzde pek çok işletmenin kendisinin ve müşterilerinin hakkında yeterince veri sahibi olmamak gibi bir sıkıntısı yok. Ancak bu verileri etkin ve verimli biçimde kullanan, analiz eden ve bu verileri işletmeye daha fazla nakit getiren ve müşteri memnuniyetini artıracak politikalarda kullanan firma sayısı az. Buradaki büyük sıkıntılardan biri her departmanın farklı yazılımlar kullanması sebebiyle verilerin ERP, CRM, faturalandırma yazılımları arasında dağılmış olması. Evden çalışma ortamında, teknolojiye en mahir tahsilatçılarınız bile bir sistem çıkıp öbürüne girmekte, faturaları ve ödemeleri işlemekte, tahsilat takibi yapmakta ve bu bilgileri diğer ekip üyeleriyle paylaşmakta zorlanacaktır.

Oysa bu kadar farklı sistemden veri alabilecek, onları merkezîleştirebilecek, analiz edebilecek ve aylık ödeme sistemiyle size yüklü bir başlangıç maliyeti getirmeyecek olan bir bulut tahsilat yazılımı, şirket içi metriklere bakarak (faturaların vade süresi, fatura işleme süresi, bekleyen mutabakatlar gibi) görünürlük ve otomasyon vasıtasıyla hangi noktada operasyonel iyileşmeler yapabileceğiniz konusunda size fikir verebilir. Keza müşterilerinizin ödeme geçmişleri ve tercih edilen ödeme kanalları hakkındaki verileri kullanmak, tahsilat sürecini en iyi şekilde nasıl yönetebileceğiniz ve müşteri ilişkilerini sürdüren esnek seçenekler yaratma konusunda fikirler sunabilir. 

Highradius’un CFO’larla yapılan anketlerde de global sirketlerin üst düzey yöneticileri, süreçleri optimize eden bir bulut sisteminin bir lüksten ziyade zorunluluk haline geldiğini belirtmektedir.

Tahsilat Sürecini Gözden Geçirmek

Pandemi ilk başladığında, pek çok şirket piyasadaki bilinmezlik sebebiyle ciddi esneklikler tanıdı. Müşteriler, beklenmedik bu durum karşısında hazırlıksızdı ve uzun dönemdir beraber iş yapılan ortakları bir günde yarı yolda bırakmak da olmazdı. Ancak bugünü yeni normal olarak kabul edersek, tahsilat sürecimizin de anı ve hızlı değişimlerin olduğu bu belirsizliklere dolu yeni ekonomik koşullara uyum sağlaması gerekiyor. Bu noktada üç alan öne çıkıyor.

Evden Çalışmayı Mümkün Kılmak

Ekibiniz evden çalıştığı koşullarda onlara evlerinden de müşterilere ulaşabilmesini, hesap bilgilerini güncelleyebilmesini ve ödemeleri isleyebilmesini sağlayacak araçları sağlamak gerekir. Bu noktada internet bağlantılı bir bilgisayardan başka bir şey gerektirmeyen bulut tabanlı çözümler ekibinizin daha verimli çalışmasını sağlayacaktır. Eğer tahsilatçılarınız evlerinden de müşteri ödemelerini inceleyebilirlerse, temerrüde düşme olasılığı en yüksek olanlara öncelik verebilir. Keza bakiye yönetimi ekibi, bakiye yetersizliği sebebiyle siparişleri bloke olması kuvvetle muhtemel müşterilerle proaktif bir bicimde iletişime geçebilir.

Yeni Tahsilat Parametreleri Belirlemek

Müşterilerin yaşadığı ticari belirsizlikler, sizin işletmenizin ticari belirsizliği haline geldiği mevcut piyasa dinamiklerinde, ödeme koşullarını da Yeni Normal’e uyum sağlayacak şekilde değiştirmek gerekir. Yeni Normal’de asıl nokta ise esnekliği hem size hem de müşterilerinizin ticari sağlığını koruyacak şekilde sağlamaktır. Bunu sağlamanın yolu tahsilat sürecinin bazı alanlarında esneklik sağlarken, bazı alanlarda da sıkılaştırmaya gitmek olabilir. Mesela daha manuel, daha çok emek isteyen ödeme kanallarını devredişi bırakıp daha az manuel ve daha az emek gerektiren ödeme kanallarına yönelmek gibi.

Müşterilerle İletişimi Yeniden Planlamak

Tahsilat sureci, müşterilerle yakın temas gerektiren bir süreçtir. Konu para olduğu zaman, taraflar arasında sıkı, dostane ve açık bir iletişim kurmak ise en iyisidir. Salgının getirdiği değişiklikler ekiplerinizin müşterilerle düzenli olarak iletişim kurmasını zorlaştırdıysa veya müşterileriniz iletişimden kopmuş gibi görünüyorsa, onlara dostça ve tutarlı bir şekilde yaklaşacak yeni bir iletişim programı kurmanın tam zamanı. İster süreçlerinizdeki ve politikalarınızdaki değişiklikleri iletiyor olun, ister sadece ödemeleri kontrol ediyor olun, tutarlı bir iletişim stratejisi güven oluşturur ve müşterinizin herhangi bir sorunu çözmek için proaktif olarak sizinle çalışma olasılığını artırır. Tahsilat ekibinizin, tekrarlanan ve standart haline gelmiş iletişim mesajlarını standartlaştırması, ekibinizin daha önemli işlere vakit ayırmalarını sağlayacaktır.

Tahsilat ekibinizin müşterilerinizle tutarlı ve onları anlayan ve onlara dokunan bir iletişim programı uygulamak için gerekli araçlara sahip olması, 2021’de rakiplerinizin birkaç adim önüne geçmenizi sağlayabilir.

Şirket içi İletişimi Güçlendirmek

Şirketin kullanabileceği verilerin farklı departmanlardaki farklı yazılımlarda birbirleriyle bağlantısız yerine bütünleşmiş bir biçimde kullanılması nasıl fayda sağlıyorsa, benzer durum şirket personeliniz içinde geçerli. Tahsilat ekibininiz ile satış ekibinizin arasındaki iş birliği yapmak nakit akışınıza katkı sağlayabilir. Mesela tahsilat ekibi, satış ekibine güçlü finansal durumu olan müşterileri belirleyerek yeni satış fırsatları için yol gösterebilir, keza satış ekibi de müşterilerle daha yakın temasta oldukları için tahsilat ekibinin ihtiyaç duyduğu sosyal sermayeyi sağlayabilir. Bu sermaye sayesinde tahsilat ekibi, müşterinin ne yaptığını, pazarını vs. daha iyi bir şekilde anlamanın yanı sıra, böyle bir kriz sırasında ortaya çıkan ortak endişelerle başa çıkma noktasında daha doğru adımlar atacaktır. 

Burada bahsedilen adımları atmak nakit akışınızda, tahsilat verimliliğinizde ve müşteri memnuniyetinde ciddi artışlar yaşamanızı sağlayabilir. Ne kadar “Hele bir şu ortalık biraz düzelsin de” dediğiniz her gün, daha fazla nakit akışınızı riske atıyorsunuz demektir.