Nasıl Daha Etkili Bir B2B Tahsilat Süreci Oluşturabilirsiniz?

İşletmeler arasında yapılan tahsilat (B2B) ile işletmeden ve müşteri (B2C) arasında yapılan tahsilatlar arasındaki en büyük fark risk tutarlarının büyüklüğüdür. İşletme açık hesapları anlaşılır şekilde daha büyüktür ve zamanında yapılmayan tahsilatlar nakit akışı ve likidite üzerinde daha büyük bir etkiye sahiptir. Bu nedenle B2B tahsilat optimizasyonu çoğu şirket için üzerinde önemle durulması gereken bir konudur.

Ancak iyi bir B2B tahsilat sistemine sahip olmak sadece bir kaç çözümün uygulanmasıyla ulaşılabilecek bir hedef değildir. Ticari tahsilat sisteminizi daha akıllı ve verimli hale getirmek, işletmenin ilgili tüm bölümlerini ve müşterileri iş süreçlerine dâhil etmekten açık hesap yönetiminde kullanılacak detay tanımlara kadar birçok noktayı içermesini gerektirmektedir.

B2C tahsilatlarla karşılaştırıldığında B2B tahsilatlar dikkate alınması gereken daha fazla açık hesap limiti, daha fazla fatura sayısı ve sözleşmelere bağlı daha katı bir tahsilat planını içerebilir. Tüm bunları düzenli tutmanın basit bir yolunu bulmanız gerekir. Bunu genellikle B2B tahsilat yazılımı veya başka bir Alacak Yönetim Otomasyon platformu aracılığıyla gerçekleştirebilirsiniz.

B2B’deki tahsilatlar genellikle müşteri ile yapılan açık hesap mutabakatı amacıyla gönderilen, genellikle müşterinin hesap özetini içeren bir e-mail ile başlar. Bu mutabakat süreci müşterinin vadesi geçmiş borç tutarı, ödeme şartları, ödeme vadesi ve ne zaman ödeme alınacağı konuları üzerinde yapılan müzakerelerle devam eder.

Ödemesi geciken müşterilerinize gönderdiğiniz bildirimler sert dille yazılmak zorunda değildir. Birçok işletme son birkaç yıl içinde mali zorluklarla karşılaşmış ve sizinle aynı nakit akışı sorunlarını yaşıyor olabilir. Ödemeleri gecikmişse, onlarla iletişime geçmek için beklemek yerine diyalog kurmak ve durumları hakkında izlenim almak için onlara ulaşmalısınız. Sizin için önemli olan müşterileriniz için yeni ödeme planları oluşturmak daha makul olabilir.

Eğer herhangi bir ödeme planı üzerinde uzlaşamazsanız ve borç ödenmezse, her gün tekrarlanan aramalar veya hukuki yollara başvurmak gibi daha agresif yöntemler uygulanabilir.

Müşterilerinizle açık hesap durumları, ticari hareketleri, geciken ödemeleri gibi konularda iletişim kurmaktan çekinmeyin. Bu iletişim belirli standartlar ve kurallar çerçevesinde düzenli bir şekilde, farklı iletişim kanalları üzerinden bildirimler gönderme şeklinde olmalıdır. Bu hatırlatma e-postalarını ve bildirimlerinizi otomatik şekilde gönderebilen B2B Alacak Yönetim Platformları ek bir iş gücü maliyetine gerek kalmadan düzenli ve tutarlı şekilde, belirli koşullarda çalışacak şekilde müşteri iletişiminizi kurgulamanızı sağlar.

Daha etkili bir Alacak Yönetim süreci oluşturmak, müşteri ile iletişime geçme yöntem ve zamanının nasıl olacağını bilmek ve iş ilişkilerinizi korumak için daha hafif bir dokunmanın ne zaman daha uygun olduğunu sezmeyi de gerektirir.

B2B tahsilatın genel başarısı üç ana konseptin başarılı bir şekilde uygulanmasına dayanır;

  • İletişim
  • Verimlilik
  • Saygı

İletişim birinci önceliktir. Müşterilerinizle ne zaman ne kadar ödeyeceklerini hesaplayabileceğiniz kurallardan vadesi geçen faturalar için uygulanacak vade farkına kadar net ödeme koşulları belirlemeniz gerekir. Ayrıca müşterinizle hangi konuda kiminle iletişime geçilmesi gerektiği ile ilgili bir iletişim listesi almanız gerekir.

Tabii ki bu yapılan anlaşmalar ve alınan sözler ödemenin zamanında yapılacağı anlamına gelmez. Akıllı Alacak Yönetim Platformu kullanmanın tahsilat performansınıza etkisi işte tam bu noktada başlar. Yapılan anlaşmalara ve belirlenen parametrelere göre B2B tahsilatı takip etmek ve belirlediğiniz koşullara göre ödemesi yaklaşan veya geciken müşterilerle iletişime geçmek akıllı bir Alacak Yönetim Platformu’nun temel işlevidir.

Tüm bu faydalara rağmen şirketlerin birçoğu alacak takip işlemlerini halen manuel olarak yürütüyor. Bu durum normal koşullarda bile zorlukları içerirken son birkaç yıl içinde meydana gelen uzaktan çalışmaya yönelik dünya genelindeki değişiklikler manuel olarak yapılan alacak takip yöntemini daha zor uygulanır bir hale getirmiştir.

Verimlilik, B2B tahsilat otomasyonuna, müşteri bilgilerini yönetmek için yapılandırılmış yöntemlere sahip olmaya, müşterilerle iletişim kurmaya ve anlamlı raporlar oluşturmaya dayanır.

Üçüncüsü ise Saygı. Burada nazik ve profesyonel kalmak çok önemlidir; bazı önemli müşteriler zamanında ödeme yapma konusunda sorun yaşatsalar bile işletmenize büyük değer katıyor olabilirler. Herhangi bir anlaşmazlık veya sorun yaşadığınızda agresif tavır almaktansa ilişkiyi bir şekilde pozitif düzlemde sürdürmek işletmeniz için daha faydalı olabilir.

Her işletmenin karşı karşıya olabileceği mali zorluklar olduğunu ve çözümleri savaşarak değil, iş birliği içinde bir şekilde ele almaya çalıştıklarını anlayın. Bu düşünce yapısı, yeni teknolojileri iş süreçlerine uygulayan ve akıllı Alacak Yönetim Platformu kullanan firmalarının daha az başarılı olan rakiplerinden farklarından biridir.

Süreçlerinizi İyileştirmenin En İyi Yolu: Otomasyon

Yazımızın akılda oluşturmasını istediğimiz temel fikir şudur; B2B tahsilat performansınızı geliştirmenin en hızlı ve kolay yolu otomasyonu iş süreçlerinize uygulamaktır. Otomasyon, operasyonlarınızın devam ederken yapılması gereken rutin işlemleri yapacak, olumsuz durumları fark edip daha önce önlem almanızı sağlayacak ya da bunu kendi yapacaktır. Sorunlu bir müşteriyi ne kadar çabuk farkederseniz, uygun eylemi o kadar hızlı gerçekleştirebilirsiniz.

Alacak Yönetim otomasyon platformları, yöneticilerin tahsilat bilgilerini gerçek zamanlı olarak görmelerine, raporlar oluşturmalarına ve gelecekteki kararları destekleyen uzun vadeli tahminler oluşturmalarına yardımcı olan istihbarat ve analiz bileşenlerini içerir. Bu araçlar, işletmelerin verilerindeki trendleri tespit etmesine ve daha büyük sorunlara dönüşmeden önce kırmızı bayrakları tespit etmesine yardımcı olur.

Yapacağınız hiçbir tek değişiklik tahsilat sürecinizi tepeden tırnağa değiştirmez ama Alacak Yönetim Otomasyonunun kesinlikle en çok olumlu etkiyi gösterecek potansiyele sahip uygulama olduğunu söyleyebiliriz.

Alacak Yönetim Otomasyonu, yöneticilere müşteri hesaplarını analiz etmesi, iletişim yöntem ve içeriklerini belirlemesi ve geçmişi analiz ederek geleceği planlaması için ihtiyaç duydukları araçları sağlar. Alacak Yönetim Otomasyonu uzaktan çalışma çağında alacak yönetimini verimli yapmanın önemli bir parçası, hiçbir verimli işletmenin vazgeçemeyeceği ve rakiplerine karşı avantaj sağlayan bir araç haline gelmiştir.