Müşterilerin Zamanında Ödeme Yapmamak için Kullandıkları 8 Mazeret

Müşterilerin Zamanında Ödeme Yapmamak için Kullandıkları 8 Mazeret

Alacak yönetiminde çalışan herkes bilir ki müşterilerin ödemelerini zamanında yapmama için gösterebilecekleri mazeretlerin sınırı yoktur. Veri ve analitik firması Dun & Bradstreet’ın yaptığı bir çalışmaya göre özellikle büyük işletmeler, tedarik zincirlerindeki küçük ve orta büyüklükteki işletmelere bu tarz bahaneleri söylerler. Bazen bu mazeretler doğrudur, bazen ise sadece ödemeyi geciktirmek için başvurulan ufak numaralardır.

Burada önemli olan iki husus vardır.

1) Müşterilerinizin ödeme yapmadıklarında kullandıkları mazeretlere ne kadar itimat edebilirsiniz?

2) Müşterinizle karşılıklı saygıya dayanan uzun soluklu bir ilişki kurmak için bu mazeretlere nasıl yanıt vermelisiniz?

Peki müşterilerin zamanında ödeme yapmamak için gösterdikleri en yaygın 8 mazeret nelerdir ve bu mazeretlere karşı hangi tedbirleri almalıyız? Gelin beraber inceleyelim

Fatura elimize hiç geçmedi

En fazla kullanılan sebep bu olsa gerek. Böyle bir durumda müşteriyi arayıp faturayı gerçekten alıp almadıklarını teyit etmek ve e-mail adresinizi sistemlerine eklediklerinden emin olmak iyi bir çözümdür. Ancak bu çözüm zaman ve emek alıcıdır. Bu yüzden satışa dair her türlü bilginin ve belgenin müşteri tarafından kolaylıkla görüntülenebildiği Tahsilist müşteri portalı gibi self-servis çözümlerden faydalanmak daha iyi bir çözümdür

Sipariş numarası olmadan ödeme yapamayız

Bazı işletmelerin muhasebe departmanları sipariş numarasını görmeden ödeme yapmayacaklarını söyler. Bu ne kadar samimi bir mazerettir elbette tartışılır. Ancak bu tarz uygulamaları olan müşterilerle sorun yaşamamak için yapılacak en basit yöntem gönderilen her faturaya sipariş numarasını eklemektir.

Ürünlerde/Siparişte hata var

Elbette ürünlerde ya da siparişte bir hata varsa, müşterinizin iade ya da iskonto isteme hakkı vardır. Ancak bazen bu şikâyet, ödemeden kurtulmak veya ödemeyi geciktirmek için kullanılan bir bahaneden ibarettir. Müşterinin sipariş emri, irsaliye, fatura ya da müşterinin faturaya dair imzaladığı başka belgelerin elinizin altında olması bu durumlarda işlerinizi kolaylaştıracaktır. 

Faturanın vadesine daha var

Ödeme hakkında belirlediğiniz şartlar her ne ise, bu ödeme şartlarının müşteri tarafından doğru anladığından emin olmanız gerekir. Vade tarihi konusundaki uzlaşmazlık genelde vade süresinin ürün teslimatından mı yoksa fatura kesilme tarihinden mi başlatılacağı konusunda yaşanan kafa karışıklığından kaynaklanır. Bu yüzden müşteriye ürün/hizmet teslimatı yaptıktan hemen sonra fatura kesilmesi oldukça önemlidir. Faturanın son ödeme tarihinin, [Tahsilist’in otomatik hatırlatıcıları gibi / Buraya otomatik hatirlatici yazisinin linki gelecek] araçlarla takip edilmesi de bu konuda size yardımcı olacaktır. 

Yetkili müdür burada değil

Çekleri imzalamaya yetkili idarecinin yerinde olmaması ödeme yapmamak için kullanılan en yaygın numaralardan biridir. Elbette müşteri doğruyu da soyluyor olabilir. Çekin size teslimi için en az iki

kişinin imzası gerekiyordur ve o kişilerden birisi yerinde gerçekten yoktur. Diğer mazeretlerde olduğu gibi bu durumda da önemli olan bunun ne zaman doğru ne zaman savsaklama çabası olduğunu anlamaktır. Eğer bir müşteri sürekli bu bahaneyi kullanıyorsa, numara yaptığı ortadadır. Bu durumda müşterinin muhasebe departmanıyla masaya oturup meselenin ciddiyetini hatırlatmak en doğru çözümdür. 

Sorun bizde değil sizde

Nasıl bazı insanlar kendi hatalarını inkâr edip suçu başkalarına atma ve yansıtmaya meyillilerse, bazen işletmelerde benzer psikolojik davranışları gösterir. Müşterinin “fatura yanlış kesildi”, “ürün yanlış adrese gönderildi” ve benzeri şikâyetlerle her daim topu size atmaya kalkışıyorsa, sipariş sürecine dair her türlü detayın yazılı olarak kayıtlarda olduğundan emin olun.

Nakit akışımızda bu aralar sıkıntı var

Doğrudan “ödemeyi yapacak paramız yok” diyemeyen müşterilerin bolca kullandığı bir mazeret olan nakit akışı problemleri muhtemelen tüm mazeretler arasında en dürüst olanıdır. Eğer bunu söyleyen yeni çalışmaya başladığınız bir müşteri ise o müşteriyle olan ilişkinizi gözden geçirmeniz en doğrusudur. Ancak normalde faturalarını zamanında ödeyen ve uzun zamandır beraber çalıştığınız bir müşteri bunu söylüyorsa, o zaman müşteriye yardımcı olmak daha mantıklıdır.

Büyük tedarikçilerimiz dururken size neden öncelik tanıyalım

Eğer büyük müşteriniz, sizin tahsilat sürecinizi daha “prestijli” tedarikçilerin gerisine atıyorsa, o zaman kararlı adımlar atmak gerekir. Ödeme yapmamaları durumunda atacağınız yasal adımlar dahil olmak üzere uygulanacak prosedürü hatırlatmak müşterinizin durumun ciddiyetinin farkına varmasına yardımcı olur.